Plus les automatisations RPA se démocratisent et plus on entend de choses à leur sujet. Comme toutes les nouvelles technologies, la RPA et les applications automatiques nourrissent certains fantasmes et font l’objet de nombreuses idées reçues. Parmi elles : la conviction que la RPA n’est rentable que pour les grandes entreprises ou encore qu’elle peut fonctionner de manière totalement autonome.
Dans cet article, nous passons en revue les principales idées reçues sur la RPA appliquée aux PME, afin de démêler le vrai du faux. Après avoir passé en revue les mythes les plus récurrents, nous verrons ce que l’automatisation peut réellement apporter aux petites et moyennes entreprises.
Les solutions RPA sont trop chères pour les PME
On commence tout de suite par l’idée fausse la plus répandue et sans doute la plus déterminante pour la suite : les solutions RPA seraient coûteuses et difficiles à rentabiliser.
Beaucoup pensent qu’automatiser rime forcément avec des projets facturés en dizaines de milliers d’euros. C’est vrai lorsqu’il s’agit de solutions sur mesure couvrant des workflows entiers dans des centres de production qui génèrent eux-mêmes plusieurs dizaines de milliers d’euros par semaine.
Mais une PME a différents besoins et d'autres contraintes. Il ne lui sert à rien d’automatiser l’ensemble de ses processus. Elle a plutôt intérêt à cibler certains points précis de son workflow afin de gagner en efficacité et d'améliorer sa productivité.
Ainsi, il peut s’agir, par exemple, de :
- L'export automatique des ventes dans un fichier Excel ;
- La vérification automatique du contenu des commandes préparées ;
- La saisie automatique des réceptions de produits dans un tableau à partir de devis et de factures ;
- Brouillon de réponse aux e-mails générés automatiquement pour le service client, etc.
Ce type de solutions simples et abordables ne dépasse souvent pas les 5 000 € et peut être rentabilisé en seulement quelques mois.
Il faut un gros volume de données pour que les solutions RPA soient rentables
Le volume de données à traiter est l’un des facteurs importants à prendre en compte lorsqu’on veut calculer le rendement d’une RPA. Mais ce n’est pas le seul : le temps nécessaire pour accomplir une tâche, sa redondance et le taux d’erreur associé jouent également un rôle majeur.
Prenons un exemple concret : le report mensuel des achats d’une PME dans un fichier de suivi comptable.
Ce n’est pas une tâche titanesque en soi. Pourtant, si elle prend une demi-journée chaque mois et qu’elle génère régulièrement des erreurs de saisie qu’il faut corriger, l’adoption d’une RPA peut faire gagner l’équivalent d’une journée de travail par mois. Plus encore, elle permet de se débarrasser d’une tâche réellement rébarbative.
Les automatisations ne sont utiles que pour les tâches compliquées
C’est une idée largement répandue… et pourtant totalement fausse. Les automatisations RPA sont souvent plus efficaces et plus rentables lorsqu’elles s’intègrent dans un workflow pour prendre en charge une partie bien définie d’un processus.
Par exemple, un robot RPA peut automatiquement lire des factures et reporter les informations dans un tableau Excel. La tâche n’a rien de complexe en soi, mais son automatisation permet de gagner un temps précieux et d’augmenter la productivité globale.
L’usage unique ou principal de la RPA est de remplacer ou de licencier les humains
C’est une crainte partagée aussi bien par les dirigeants que par les collaborateurs : les humains seraient remplacés par des solutions automatiques, les RPA et par l’IA. Si la robotisation modifie effectivement certaines tâches et peut transformer des emplois, elle n’a pas vocation à remplacer l’humain. La RPA sert avant tout à augmenter la production en prenant en charge les missions les plus répétitives et contraignantes. Mais elle a toujours besoin d’être guidée et supervisée par des opérateurs humains.
Des études l’ont montré : l’IA n’est pas réellement efficace pour remplacer l’humain, car elle ne comprend pas les enjeux profonds des tâches à accomplir. Il y a fort à parier qu’elle sera incapable de le faire avant longtemps.
La robotisation rigidifie les workflows et empêche la prise d’initiative
L’automatisation est avant tout un soutien : elle prend en charge les parties contraignantes et répétitives. Contrairement aux idées reçues, elle libère du temps pour les collaborateurs qui deviennent plus disponibles lorsqu’il s’agit de gérer des situations exceptionnelles.
Délestés des tâches monotones, ils peuvent donner libre cours à leur créativité et se consacrer pleinement au développement de l’activité.
De plus, l’IA permet aux entreprises de collecter et d’analyser un volume important de données, offrant ainsi une vision plus large du marché et des opportunités à saisir.
L’automatisation : des opportunités, loin des idées reçues
Qu’il s’agisse d’informatique ou de robotique, chaque innovation technologique suscite son lot de craintes, de mythes et d’idées reçues. Mais celles-ci finissent toujours par disparaître face aux bénéfices réels qu’apportent ces innovations.
Les automatisations IA et RPA sont encore en phase de développement, et de nombreuses idées reçues circulent à leur sujet. Pourtant, elles deviennent chaque jour plus flexibles, moins coûteuses et plus utiles dans un marché qui se numérise à grande vitesse. Les idées reçues concernant l’automatisation des PME s’effaceront au fur et à mesure que ces technologies deviendront incontournables. Et, comme toujours, ceux qui tireront leur épingle du jeu seront ceux qui auront investi dans ces solutions en premier.
PME et automatisation : par où commencer ? Nos recommandations
- Cibler les tâches redondantes, répétitives, à fort taux d’erreur et à faible valeur ajoutée.
- Commencer petit : utiliser des automatisations simples, modulables et évolutives pour prendre en charge des tâches limitées au départ.
- Faire participer les collaborateurs : chaque employé a une vision unique de son poste et de l’entreprise. Les inclure permet de mieux identifier les opportunités d’automatisation.
- Considérer l’automatisation comme un investissement : comme le dit l’adage, « pour gagner de l’argent, il faut en dépenser ». Bien pensée et bien réalisée, une automatisation RPA ou IA est toujours rentable à moyen ou long terme.
L’automatisation IA et RPA : des gains réels pour les PME
Dans un modèle économique concurrentiel et en évolution rapide comme le nôtre, les petites et moyennes entreprises (PME) doivent sans cesse améliorer leur compétitivité pour survivre et prospérer.
Dans ce contexte, l’automatisation devient un facteur décisif, un avantage stratégique capable de changer rapidement la donne. Loin d’être un luxe réservé aux grandes entreprises, elle permet aujourd’hui d’acquérir un surplus de productivité et de compétitivité, de réaliser des économies de temps et d’argent, d’améliorer la qualité de service, de soutenir le développement et de renforcer la résilience face aux fluctuations et aux risques du marché.
Une économie de ressources ciblée grâce à l’automatisation
Les PME fonctionnent souvent avec des ressources économiques et structurelles limitées. La moindre erreur entraîne du retard, mobilise de l’énergie et du temps, et peut devenir critique. L’automatisation apporte une plus grande fiabilité dans l’exécution des tâches répétitives ou à risque, générant ainsi une efficacité opérationnelle qui constitue un avantage stratégique indéniable.
Réduction des tâches redondantes, répétitives, à fort taux d’erreur et à faible valeur ajoutée
La gestion d’une entreprise engendre inévitablement une multitude de tâches monotones, récurrentes chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Qu’il s’agisse d’administration ou de gestion, de saisie de données, de création ou de suivi de factures, de traitement de litiges ou de demandes clients… Des études ont montré que plus de 30 % du temps de travail des PME est consacré à des tâches redondantes.
En plus du temps mobilisé, la répétitivité entraîne immanquablement un manque d’attention et d’intérêt, qui se traduit tout aussi inévitablement par des erreurs humaines.
C’est précisément pour contrer cette perte de temps et l’exécution de tâches rébarbatives que les RPA et les automatisations intelligentes (IA) doivent être mises en place.
Un exemple parlant est celui du suivi des achats. Chaque mois, quelle que soit sa taille, une entreprise doit réaliser des achats. C’est l’un des postes de dépense clés qui doit être surveillé avec minutie. Mais entre la recherche et la collecte des factures, l’extraction et la saisie des données, combien de temps est réellement consacré à cette tâche chaque mois et, cumulé, chaque année ? Combien d’erreurs, de temps perdu et de frustration cela génère-t-il ?
Nous avons mis en place une telle automatisation pour l’un de nos clients. Entre la recherche de documents, la saisie de données, la vérification et la correction des erreurs devenues quasi inévitables, il a gagné plus d’une journée de travail par mois. Nous avons estimé que l’automatisation serait rentable pour lui en moins de huit mois.
Économie de coûts directs grâce à l’automatisation
L’un des avantages les plus évidents, et celui qui est le plus recherché en premier, est l’économie de coûts directs. L’automatisation des workflows permet de libérer le personnel de certaines tâches routinières, ce qui réduit la dépendance à un prestataire ou permet de redéfinir certains postes.
La diminution de cette dépendance ou la réduction du nombre d’opérateurs nécessaires entraîne non seulement une baisse des coûts salariaux, mais aussi des coûts indirects liés à l’emploi : charges administratives, frais de gestion, taxes, etc.
Nous avons mis en place une automatisation générant ce type d’économie pour l’un de nos clients, un détaillant e-commerce gérant plus de 600 commandes par jour. Il faisait face à un problème récurrent dans la vérification des commandes avant expédition. Celles-ci, souvent constituées de plusieurs produits aux grammages variés, nécessitaient l’intervention d’un prestataire externe chargé de contrôler les photographies des colis préparés.
Cette tâche, particulièrement rébarbative, consistait à vérifier la conformité de chaque commande via son numéro. Désormais confiée à une automatisation intelligente appuyée par une IA, elle est réalisée avec un taux de fiabilité avoisinant les 98 %, les seules erreurs provenant de la qualité des photographies.
Nous avons estimé le ROI de cette automatisation à moins de cinq mois.
Amélioration de la satisfaction client et des KPI
Avec la réduction des erreurs sur les tâches à risque et l’amélioration de l’efficacité grâce à l’automatisation, on observe presque automatiquement une hausse de la satisfaction client, qui se traduit par une croissance mesurable. En effet, dans un monde de plus en plus rapide et exigeant, les erreurs, les retards et les temps d’attente réduisent inévitablement les ventes.
Que ce soit à travers une gestion automatisée du service client, l’augmentation du taux de réussite et de la rapidité de vérification des commandes, ou encore la délégation des notifications de paniers abandonnés et des propositions d’upsell/cross-sell à des modèles intelligents et prédictifs, l’automatisation permet aux PME d’offrir à leurs clients un niveau d’excellence proche de celui des grandes entreprises, mais avec des moyens bien plus modestes.
Une meilleure résilience face aux fluctuations du marché
Les tâches répétitives sont nombreuses et particulièrement sensibles à l’augmentation de la productivité. Un surcroît d’activité, qu’il soit saisonnier, événementiel, conjoncturel ou durable, entraîne inévitablement un surplus de données et une intensification des flux de travail. Dans ce cas, une tâche déjà pénible, répétitive et source d’erreurs devient encore plus lourde à gérer.
Un surplus d’activité, même temporaire, peut représenter une opportunité pour une PME qui sait le valoriser. Mais il peut aussi provoquer une chute si mal géré des commandes non honorées, mal exécutées ou livrées hors délais génèrent du mécontentement, qui se reflète dans les avis clients et finit par nuire à la réputation de l’entreprise.
Un workflow dont les goulots d’étranglement et les tâches à risque sont automatisés ne s’enraye pas lorsque le flux s’intensifie. Il conserve un taux de réussite élevé, générant une satisfaction client qui alimente un cercle vertueux. Le surplus occasionnel transforme alors le nouveau client ou le client ponctuel en client récurrent : il laisse de bons avis, en parle autour de lui, et contribue à attirer de nouveaux clients.
En automatisant les tâches répétitives et à risque, vous ne gagnez pas seulement du temps dans votre activité actuelle : vous vous préparez aussi à accueillir sereinement une augmentation future de votre volume d’activité.
Conclusion : RPA pour les PME, au-delà du mythe, un bénéfice réel
Nous avons tenté de faire le tour des principales idées reçues, sans volonté d’exhaustivité, afin de garder le texte aussi clair et concis que possible. La plupart de ces idées n’ont plus lieu d’être aujourd’hui.
En observant les bénéfices concrets de l’automatisation, il apparaît réellement qu’elle n’est ni un projet de luxe ni une utopie. Au contraire, elle constitue un avantage stratégique, capable de renforcer la fiabilité opérationnelle et économique, d’accompagner la croissance de l’activité, tout en proposant une solution viable et pérenne pour soutenir l’augmentation de la charge de travail.
Pour réussir, il convient toutefois de garder à l’esprit quelques points clés, afin de mettre en place une automatisation stratégique et rationnelle :
Prioriser les implémentations dans les zones à risque, sources d’erreurs et à fort potentiel de retour sur investissement.
Il s’agit non seulement de la première fonction de l’automatisation, mais aussi de celle qui permet un amortissement le plus rapide.
Ces zones peuvent varier selon le secteur et l’organisation interne de l’entreprise. On constate néanmoins qu’elles concernent le plus souvent :
- l’administration et les ressources humaines,
- le marketing et les ventes,
- la communication et le service client.
Choisissez des architectures modulaires et évolutives
Inutile d’avoir les yeux plus gros que le ventre. Privilégiez des systèmes de taille réduite, mais garantissant la possibilité d’évoluer et de s’étendre. Ainsi, l’investissement initial reste limité et se rentabilise plus facilement. La solution accompagne ensuite naturellement la croissance de votre activité.
L’inclusion des collaborateurs
Les systèmes ne visent pas à remplacer les collaborateurs : au contraire, ils se présentent comme des outils à leur service. Ils permettent aux employés de réduire la répétitivité de leurs tâches et les erreurs qu'ils engendrent, tout en leur proposant l’opportunité de s’investir davantage dans l’évolution de l’entreprise.
FAQ
La RPA est-elle rentable pour une PME de 20 salariés ?
Oui, elle peut l’être, même pour une seule personne, dès lors que la tâche à automatiser est bien ciblée. Par exemple, une personne seule gérant une boutique en ligne générant beaucoup de contacts clients peut gagner plus d’une heure par jour grâce à un chatbot intelligent. Cette automatisation lui permet non seulement d’économiser du temps, mais aussi de réduire les erreurs et la charge mentale liée à la relation client, afin de se consacrer au développement de son commerce.
Combien coûte un projet RPA ?
Chaque projet RPA doit parfaitement être adapté à vos besoins. Les coûts varient donc fortement. Il est difficile de donner un prix définitif, car la complexité de la programmation dépend de nombreux facteurs :
- Le volume de données à traiter ;
- La complexité du support de données ;
- L’intégration et la gestion d’API avec d’autres logiciels ;
- Vos contraintes et limites internes.
Quels processus automatiser en premier ?
Les processus à automatiser dépendent du fonctionnement interne de chaque PME. Néanmoins, on considère que les domaines les plus rentables sont :
- Le marketing (relance panier, newsletters, notifications…) ;
- Les tâches RH (gestion des emplois du temps, traitement des paies, notes de frais…) ;
- La comptabilité (suivi des ventes et des achats, génération de factures…) ;
- Le service client (notifications et enquêtes de satisfaction post-achat, gestion des questions et des litiges).
Contactez-nous pour booster votre entreprise grâce à nos experts en automatisation. Et, si vous voulez en apprendre plus sur l’automatisation ? Découvrez tous nos articles de blog.
