La saisie comptable reste aujourd’hui l’un des processus les plus chronophages de chaque entreprise, quel que soit le domaine dans lequel elle évolue. Factures fournisseurs, notes de frais, relevés bancaires… : le suivi de ces opérations repose encore très souvent sur des saisies manuelles, sources d’erreurs, de retard et de perte de productivité, en particulier dans les PME.
Lorsqu’il n’est pas justifié de déléguer entièrement la comptabilité à un expert-comptable, de nombreuses entreprises choisissent de gérer elles-mêmes ces tâches. Résultat : des heures passées à traiter les données, les vérifier et les transférer d’un document à un autre, avec une vigilance constante… sans pour autant éliminer totalement les erreurs.
Pourtant, cette situation n’est pas une fatalité. Grâce à l’automatisation de la saisie comptable, il est possible de traiter une grande partie des données comptables de manière simple et fiable en réduisant drastiquement le temps dédié à ces opérations.
Vous voulez gagner du temps sur votre saisie comptable grâce à l’automatisation ? On vous explique quelles tâches peuvent réellement être automatisées et quelles sont les solutions qui s’offrent à vous.
La saisie comptable : un processus chronophage et source d’erreurs
La saisie comptable consiste à enregistrer, dans les journaux comptables, l’ensemble des flux entrants et sortants de l’entreprise : achats, ventes, opérations de caisse, mouvements bancaires, notes de frais, etc. Dans bien des entreprises, la majeure partie de ces opérations est encore traitée manuellement.
Ce n’est pas la tâche comptable la plus complexe à réaliser, mais elle peut rapidement devenir problématique dès que le volume d’opérations augmente. Entre la ressaisie de données, la diversité des formats (factures PDF, e-mails, scans, exports bancaires), les risques de doublons et les erreurs de saisie, la gestion quotidienne des opérations peut rapidement se transformer en véritable casse-tête vous faisant perdre du temps de manière récurrente.
Quelles sont les tâches de saisie comptable qui peuvent être automatisées ?
Contrairement à certaines idées reçues, l’automatisation de la saisie comptable ne se limite pas à la lecture automatique des factures, même si c’est l’un des points les plus importants.
La plupart des tâches standardisées et répétitives peuvent être prises en charge dans des proportions plus ou moins larges tout en respectant certaines règles métiers et en conservant des points de contrôle adaptés.
Voici les principales tâches de saisie comptable qui se prêtent particulièrement bien à l’automatisation.
Automatisation de la saisie des factures fournisseurs
La gestion des factures fournisseurs est l’un des postes les plus chronophages en comptabilité. Entre la multiplicité des formats des documents et des canaux de réception qui viennent ajouter des risques de doublons, la saisie manuelle et la vérification de chaque opération sont souvent fastidieuses et sources d’erreurs.
Une solution d’automatisation permet de :
- Collecter automatiquement les factures depuis les différents canaux de réception ;
- Extraire les données clés (numéro de facture, date, montants HT et TTC, TVA, fournisseur, échéance) ;
- Centraliser les informations dans le journal des achats ;
- Appliquer les bons taux de TVA ;
- Détecter et supprimer les doublons.
Les factures sont ainsi prétraitées, prêtes à être intégrées dans le système comptable avec un minimum d’intervention humaine.
Automatisation de la saisie des notes de frais
La gestion des notes de frais est une autre source importante de perte de temps et d’erreurs : les justificatifs manquants, les oublis et les ressaisies multiples rendent les contrôles longs et fastidieux.
Une automatisation sur mesure peut centraliser les justificatifs transmis via une boîte e-mail dédiée ou une application, par exemple, afin d’en extraire les informations clés selon les règles internes de l’entreprise.
Les écritures comptables correspondantes sont ensuite générées automatiquement, à condition que les documents sources soient exploitables, garantissant un haut niveau de fiabilité.
Automatisation des écritures bancaires
Les écritures issues des relevés bancaires se prêtent particulièrement bien à l’automatisation. Les flux peuvent être importés directement depuis la banque, puis rapprochés des autres opérations comptables (factures clients et fournisseurs, paiements récurrents).
Des règles de reconnaissance permettent d’identifier automatiquement :
- Les fournisseurs et clients habituels ;
- Les abonnements ;
- Les charges récurrentes.
Les écritures sont alors pré-classées, ce qui limite l’intervention humaine aux cas spécifiques ou atypiques.
Automatisation des rapprochements comptables simples
Les rapprochements entre les écritures bancaires et les factures correspondantes sont souvent sous-estimés, mais eux aussi deviennent complexes dès que les volumes augmentent.
Entre le décalage de dates, les références incomplètes et la multiplicité des moyens de paiement, cette tâche peut vite se transformer en chasse au trésor, vous faisant perdre bien plus de temps que nécessaire.
Une automatisation peut être mise en place pour vous proposer des rapprochements automatiques basés sur les montants, les dates ou encore les références disponibles. Ce faisant, la solution automatique permet d’accélérer drastiquement les clôtures comptables. Elle détecte rapidement les écarts et fiabilise les opérations tout au long de l’exercice.
Catégorisation automatique des écritures comptables
La catégorisation des écritures est une tâche simple et indispensable pour maintenir votre comptabilité, mais elle est très répétitive.
Grâce à des modèles de reconnaissance basés sur vos règles métiers, l’automatisation permet de classer les écritures en fonction du fournisseur, du type de dépense, du montant, ou encore de l’historique comptable.
Une telle automatisation garantit une meilleure homogénéité du plan comptable, réduit les erreurs de classement et vous fait gagner un temps considérable. Il ne reste plus qu’à effectuer un contrôle en fin de parcours.
Comment fonctionne l’automatisation de la saisie comptable ?
Les exemples cités au-dessus répertorient les utilisations les plus courantes des entreprises. Mais chaque exemple doit être adapté en fonction des volumes, des processus internes et des objectifs ciblés. Pour s’adapter parfaitement, une automatisation de la saisie comptable sur mesure repose généralement sur la combinaison d’outils et de règles complémentaires :
L’OCR : la reconnaissance automatique des documents comptables
L’OCR ou reconnaissance optique de caractères est une technologie qui permet aux programmes informatiques de lire le contenu de documents numériques ou scannés afin d’en extraire les informations clés.
Dans un contexte comptable, l’OCR permet notamment d’identifier :
- Les noms et adresses ;
- Les numéros de facture ;
- Les dates ;
- Les montants HT, TTC et la TVA ;
- Les fournisseurs ou émetteurs ;
- Les échéances de paiement.
L’OCR est la technologie de base de l’automatisation de la saisie comptable. Mais une fois extraites, les données doivent encore être traitées.
Les règles métiers comptables
On désigne comme « règles métiers » l’ensemble des règles qui permettent de rendre l’extraction des données exploitables pour la saisie comptable. Ce sont les règles de gestion propres à l’entreprise ainsi que les règles comptables. Elles dictent l’emplacement attendu de chaque donnée, en prenant en compte les exigences et les contraintes organisationnelles et juridiques.
Ce sont les mêmes règles qui sont utilisées dans le traitement des saisies manuelles, mais ici, elles sont traduites pour les systèmes automatiques.
La connectivité avec les outils existants
Une fois les données extraites et structurées, elles doivent être intégrées aux bons endroits dans les bons outils. L’automatisation de la saisie comptable suppose donc une parfaite compatibilité et une synchronisation avec tous les outils que vous utilisez : logiciels de comptabilité, ERP, outils de gestion financière, tableurs et/ou bases de données internes.
Les points de contrôle et la validation humaine
Même lorsqu’elle est largement automatisée, la saisie comptable ne peut pas se passer de contrôles humains. Des points de validation doivent être intégrés à chaque étape clé du processus afin de sécuriser les traitements et d’éviter les erreurs. Ainsi, vous pouvez attendre de votre saisie comptable automatique un haut niveau de fiabilité tout en conservant la maîtrise des données.
Automatisation de la saisie comptable : outils standards ou solution sur mesure, que choisir ?
Aujourd’hui, les entreprises qui souhaitent automatiser la saisie comptable ont le choix entre de nombreux outils clés en main et les solutions d’automatisation sur mesure. Mais ces deux approches ne répondent pas forcément aux mêmes besoins et ne s’excluent pas nécessairement l’une l’autre.
Les outils standards de saisie comptable
Que ce soit Klippa SpendControl, Nanonets, Freshbooks, Xero ou encore Accounting Seed, il existe une multitude d’outils tout-en-un prêts à l’emploi permettant d’automatiser tout ou partie de la saisie comptable. Ces solutions proposent des fonctionnalités standardisées reposant sur des workflows génériques, conçus pour pouvoir être utilisés dans la plupart des cas.
Leur utilisation offre de nombreux avantages :
- Ils sont rapides à mettre en place ;
- Ils nécessitent peu de paramétrage initial ;
- Ils proposent une interface intuitive et ergonomique ;
- Les coûts d’entrée sont généralement abordables.
Néanmoins, ces outils nécessitent souvent un temps d’adaptation et un changement d’habitudes. Si vous utilisiez des tableurs, l’organisation du travail doit être revue et peut rapidement créer d’autres difficultés lorsque la cadence et la complexité augmentent en cas d’exceptions ou s’il faut prendre en compte des règles métiers très spécifiques. De plus, les coûts peuvent également augmenter significativement à mesure que les flux à traiter se développent.
Les solutions d’automatisation de la saisie comptable sur mesure
À l’inverse, une solution sur mesure est conçue pour automatiser des tâches à l’intérieur d’un workflow existant, elle s’adapte à vos besoins et non l’inverse. Ces automatisations sont spécifiquement conçues pour atteindre un but précis selon des contraintes et des impératifs définis.
Les solutions d’automatisation de la saisie comptable sur mesure permettent :
- Une adaptation parfaite aux pratiques internes ;
- Une prise en compte des cas particuliers ;
- L’intégration à l’ensemble des outils déjà en place ;
- Une scalabilité élevée, sans surcoût lié à l’augmentation des volumes.
Cette approche est particulièrement pertinente pour les entreprises dont les processus comptables ne rentrent pas dans des schémas standards ou qui souhaitent utiliser des outils qui épousent parfaitement leur workflow.
Faut-il vraiment choisir entre standard et sur mesure ?
Dans la pratique, les deux approches sont souvent utiles. Les outils standards proposent une base solide, conforme au cadre légal et adaptée aux besoins de la plupart des entreprises. L’automatisation sur mesure vient alors compléter ces outils en créant des passerelles entre les différents canaux d’entrée et les systèmes existants, tout en prenant en charge les cas spécifiques au métier.
En combinant outils standards et automatisation sur mesure, il est possible de construire un système d’automatisation de la saisie comptable à la fois fiable, évolutif et réellement aligné sur les objectifs opérationnels de votre entreprise.
Besoin d’aide pour automatiser votre saisie comptable ?
Les règles métiers liées à la saisie comptable sont nombreuses. Même si le traitement manuel n’est pas la tâche comptable la plus complexe à réaliser, son automatisation peut rapidement devenir délicate si elle n’est pas correctement conçue.
Il est nécessaire d’identifier les bonnes actions à automatiser, de les intégrer dans les workflows adaptés et de choisir les bons outils. Cela tout en veillant au respect des règles comptables, à la fiabilité des données et à une connectivité fluide avec vos outils existants. Mettre en place une automatisation efficace et pérenne demande donc une réelle expertise.
Si vous avez besoin d’accompagnement, faites confiance à des professionnels. La création de solutions d’automatisation de la saisie comptable fait partie de nos spécialités. Qu’il s’agisse de mises en place de contrôles automatisés, de saisies comptables automatiques ou de systèmes de collecte et de traitement des documents, nous concevons des solutions sur mesure, fiables, évolutives et adaptées à votre budget.
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