Avec l’avènement de l’intelligence artificielle, l’automatisation connaît une expansion sans précédent. Du service après-vente au marketing, en passant par la gestion des stocks, les solutions automatiques s’invitent dans tous les domaines. Mais il est un domaine où les performances de ces solutions se révèlent d’une efficacité sans pareille : la comptabilité.
En effet, la comptabilité concentre un grand nombre de tâches répétitives et monotones, souvent chronophages. C’est aussi un domaine où les erreurs, parfois minimes en apparence, peuvent avoir des conséquences financières et juridiques majeures. L’automatisation y apporte donc non seulement un gain de temps considérable, mais aussi une précision accrue, réduisant le risque d’erreurs coûteuses.
Automatisation de la comptabilité : de quoi parle-t-on ?
Qu’il s’agisse de comptabilité ou d’un autre domaine, l’automatisation intelligente désigne le fait de remplacer des tâches manuelles par des solutions automatiques. Il peut s’agir de toutes sortes de tâches, comme :
- La création et le suivi des devis et des factures ;
- La réalisation de bilans et de calculs comptables ;
- La saisie comptable : relevés bancaires, fiches de paie…
Qui peut profiter de l’automatisation de la comptabilité ?
Il existe un très grand nombre de solutions d’automatisation et leurs possibilités d’adaptation sont quasi illimitées. Dans les faits, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur statut, peuvent bénéficier de solutions automatiques :
- Micro-entreprises et entreprises individuelles (EI) ;
- Sociétés unipersonnelles (EURL, SASU) ;
- Sociétés à plusieurs associés (SARL, SAS, SA, SNC…) ;
- Structures spécifiques (SCOP, SCIC, etc.)
En France, il n’est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable. Les solutions d’automatisation, étant adaptables et plus ou moins lourdes, profitent aussi bien aux grandes entreprises qu’aux TPE et PME.
Automatisation comptable : les avantages
Certaines personnes ont un goût prononcé pour les nombres et les calculs. Pour elles, la réalisation de la comptabilité n’est pas une tâche ingrate : c’est presque un passe-temps. Mais pour les autres, la comptabilité n’est aucunement une partie de plaisir.
Si vous faites partie de ces derniers, vous trouverez de nombreux avantages à l’automatisation comptable.
Un gain de temps
On ne vous apprend rien : l’extraction et le report de données, ainsi que les nombreux calculs nécessaires à la réalisation de la comptabilité, prennent du temps. Et plus votre entreprise fonctionne, plus il y a de données et de calculs. C’est une tâche infinie qui revient inexorablement. Non seulement l’automatisation permet de réaliser les tâches comptables plus rapidement, mais elle les exécute jour après jour, mois après mois, année après année.
Moins d’erreurs et plus de sérénité
Lorsqu’on passe des heures entières la tête dans les chiffres, une erreur est vite arrivée : une soustraction au lieu d’une addition, un nombre mal saisi, un oubli… On le sait, les erreurs comptables ne sont pas rares et peuvent engendrer des conséquences importantes.
L’automatisation permet de diminuer considérablement le taux d’erreurs et les oublis. Certaines fonctionnalités, comme la détection d’anomalies ou le rappel automatique des diverses échéances, apportent une aide précieuse aux gestionnaires, qui peuvent ainsi aborder leur comptabilité avec sérénité.
Faire des économies
Le temps passé à gérer la comptabilité, comme les erreurs commises, a un coût. La solution la plus courante pour s’en décharger est de faire appel à un expert-comptable, mais ce service représente un budget récurrent, parfois conséquent. Les logiciels de comptabilité et les solutions d’automatisation peuvent coûter jusqu’à deux fois moins cher qu’un expert-comptable, tout en vous faisant économiser votre temps et votre énergie. Si l’on compare ce temps gagné à votre taux horaire, l’économie devient encore plus évidente.
Quelles sont les différentes tâches à automatiser ?
En fonction du domaine dans lequel vous évoluez, de la taille de votre entreprise, les besoins en comptabilité peuvent être différents et réclamer des solutions sur mesure. Néanmoins, d’autres tâches sont inhérentes à tous les domaines :
L’enregistrement des factures d’achat
Quelle que soit la taille d’une entreprise, le suivi des factures d’achat et des commandes auprès des fournisseurs est un point de comptabilité à ne pas négliger. C’est encore plus vrai lorsque plusieurs services sont impliqués dans la relation avec les fournisseurs ou lorsque le nombre de fournisseurs est important.
Assurer la traçabilité des informations est primordial. Pour automatiser cette tâche, plusieurs solutions peuvent être mises en place, notamment :
- La génération de bons de commande ;
- Le suivi des réceptions ;
- Le rappel de paiement ;
- L’intégration des informations des factures dans la comptabilité.
L’enregistrement des factures de vente
De la même manière que pour les factures d’achat, le suivi des factures de vente est essentiel. Une solution de gestion automatique peut permettre de :
- Créer des devis en fonction des ventes ;
- Suivre l’avancement des devis et les transformer en bons de commande puis en factures de vente ;
- Suivre le contenu des stocks selon les ventes ;
- Intégrer automatiquement les factures dans la comptabilité des ventes.
Le traitement des fiches de paie
Le traitement des fiches de paie des collaborateurs et des intervenants génère un flux important de données à saisir en comptabilité :
- Le revenu brut global ;
- Les charges sociales patronales ;
- Les charges sociales salariales ;
- Les divers avantages en nature ;
- Le net à payer pour chaque salarié, etc.
L’utilisation d’une solution automatique permet une gestion simplifiée, plus rapide et réduit le risque d’erreurs.
Quelles sont les solutions d’automatisation pour votre comptabilité ?
Il existe plusieurs solutions automatiques destinées au traitement comptable. On distingue les solutions logicielles et les automatisations sur mesure.
Les logiciels d’automatisation comptable
Klippa SpendControl
Klippa SpendControl est un logiciel d’automatisation tout-en-un, proposant la prise en charge de la gestion des dépenses professionnelles et le traitement des factures d’achat, pouvant fonctionner ensemble ou séparément.
L’outil de traitement des factures extrait automatiquement les données des documents envoyés via l’application, le tableau de bord web, par e-mail ou déposés sur le cloud avant de les intégrer à votre ERP ou à votre logiciel comptable.
La solution Klippa propose également :
- Un outil de détection des fraudes intégré ;
- La gestion de cartes bancaires sécurisées pour les collaborateurs ;
- La gestion des documents en conformité avec les règles RGPD.
Selon son site, Klippa SpendControl atteindrait une précision de reconnaissance allant jusqu’à 99 % et réduirait jusqu’à 70 % le temps de traitement des factures.
Nanonets
Nanonets est un logiciel d’extraction automatisée de données basé sur l’IA et l’OCR. Le logiciel lit les factures qu’on lui envoie par e-mail et en extrait les données afin de les inclure dans un logiciel comptable.
L’outil Nanonets peut effectuer des rapprochements à trois niveaux avec des approbations personnalisées. Cependant, le traitement des données s’arrête là : il ne gère pas le suivi ou le traitement des documents après extraction, ne détecte pas les fraudes ni les doublons et ne génère pas de factures.
FreshBooks
FreshBooks est une plateforme de comptabilité tout-en-un qui propose l’automatisation de l’ensemble des processus comptables :
- Bilans ;
- Comptes fournisseurs ;
- Rapprochements bancaires ;
- Suivi des dépenses et des actifs.
Le logiciel FreshBooks scanne les documents financiers et en extrait les données clés, mais offre, en plus, un plan comptable personnalisable. Il est destiné principalement aux organisations souhaitant centraliser leur comptabilité, mais il ne permet pas d’intégration avec un système comptable existant.
Xero
Xero est un logiciel de gestion des dépenses et de facturation automatisée. Conçu pour faciliter les transactions et optimiser la communication entre entreprises et fournisseurs, il permet entre autres :
- De surveiller l’état des paiements ;
- D’effectuer un paiement groupé à plusieurs fournisseurs ;
- L’archivage des documents comptables ;
- Le contrôle des dépenses des employés.
Tourné aussi bien vers les TPE que vers les grandes structures, il s’intègre directement à votre ERP ou à votre logiciel comptable.
Accounting Seed
Accounting Seed est une plateforme de comptabilité automatisée intégrée aux systèmes comptables existants. Elle prend en charge des processus clés comme :
- La gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients ;
- La gestion des données bancaires ;
- Les paiements numériques.
L’application Accounting Seed offre également un stockage cloud sécurisé. Elle s’intègre aussi bien à un ERP qu’à un CRM tel que Salesforce.
Les automatisations sur mesure
En parallèle des logiciels de comptabilité automatiques, il existe une autre alternative : les solutions d’automatisation sur mesure. Ces solutions permettent de prendre en charge tout ou partie de vos workflows comptables.
Des solutions automatiques adaptées et adaptables
Contrairement aux logiciels, qui demandent une certaine adaptation et une prise en main de la part des entreprises, les solutions sur mesure ne changent rien à votre dispositif de comptabilité. Elles se contentent d’automatiser certaines parties du processus.
L’avantage de ce type de solution est qu’elle ne demande pas de formation particulière et s’adapte parfaitement à vos besoins, vos contraintes et à votre organisation.
Exemple concret d’automatisation
Admettons que vous teniez une comptabilité entièrement manuelle. Vous avez un fichier Excel ou Google Sheets que vous mettez à jour mois après mois. Vous récupérez chaque facture, vous récoltez les informations dont vous avez besoin et les retranscrivez dans les colonnes correspondantes de votre document.
Grâce à l’automatisation sur mesure, vous n’avez qu’à envoyer vos factures à l’outil pour que votre document soit automatiquement mis à jour.
De plus, vous pouvez également ajouter une multitude d’actions supplémentaires selon vos besoins :
- Le tri, l’archivage ou le classement des documents traités ;
- L’envoi automatique des documents ou des informations ;
- Le rappel d’échéances ;
- La conversion monétaire automatique ;
- La gestion en fonction des règles RGPD, etc.
Une maîtrise complète de vos données
Les factures et la comptabilité font bien évidemment partie des informations sensibles d’une entreprise. Certains peuvent être réticents à l’idée de partager ces informations avec une plateforme tierce. On sait que les fuites de données existent et que, plus une entreprise est grande, plus elle a de chances d’être prise pour cible par des attaques malveillantes.
Avec une solution sur mesure, vos informations ne sortent pas de chez vous. La solution, ainsi que les agents d’IA qui en font partie, peuvent être stockés directement sur vos serveurs.
Quelle serait l’automatisation qui allégerait la gestion de votre comptabilité ?
Votre comptabilité vous prend un temps considérable ? Elle est source d’erreur et de stress ? Quelle que soit la taille de votre entreprise ou la complexité de votre workflow, des solutions existent pour automatiser vos tâches comptables simplement et rapidement.
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