L’automatisation de la gestion des commandes fait désormais partie intégrante de notre quotidien. En tant que propriétaire d’un e-commerce ou d’une entreprise, vous n’êtes pas sans savoir que chaque minute compte et que les commandes affluent sans relâche. L'automatisation de la gestion des commandes est donc un processus crucial et indispensable pour booster votre entreprise.
Imaginez seulement que toutes les saisies manuelles, souvent sources d’erreurs frustrantes, sont éliminées et que vous allez pouvoir synchroniser en un clin d’œil vos OMS, ERP et WMS pour une exécution fluide, 24 h/24, 7j/7. L’automatisation de la gestion des commandes, c’est plus qu’une technologie : c’est un allié qui libère vos équipes pour se concentrer sur l’essentiel. Ceci n’est qu’un aperçu, plongez dans notre article pour tout savoir sur sa mise en place et ses avantages.
L'automatisation de la gestion des commandes : définition
La gestion des commandes est un processus majeur dans la majorité des entreprises e-commerce; elle permet de fluidifier les commandes pour un meilleur service client. Cependant, c’est une tâche chronophage qui mérite d’être automatisée.
Définition de l’automatisation de la gestion des commandes
L’automatisation de la gestion des commandes consiste à utiliser des logiciels et des technologies diverses dans le but de rationaliser le traitement des commandes clients. Tout est pris en charge. Cela commence dès la réception de la commande jusqu’à la livraison finale au client.
Les tâches manuelles répétitives et chronophages disparaissent pour laisser la place à des tâches 100 % automatisées sans nécessiter les efforts d’une flopée de collaborateurs humains.
Les processus sont ainsi accélérés, les erreurs sont drastiquement réduites et les ressources en e-commerce et en logistique sont parfaitement optimisées. Sur le long terme, vous remarquez que l’automatisation de la gestion des commandes vous aura permis de réaliser des économies non négligeables.
Les technologies qui rendent l’automatisation possible (OMS, ERP, WMS, APIs)
Pour fonctionner, l’automatisation de la gestion des commandes demande l’utilisation de technologies spécifiques. Celles-ci jouent un rôle important dans chaque processus du traitement des marchandises et des achats du client.
OMS (Système de gestion des commandes)
L'OMS est un logiciel qui prend en charge tout le parcours d'une commande. Il débute au moment où le client passe commande et se termine jusqu’à ce qu’elle soit envoyée. L’OMS vérifie à la perfection si les produits sont en stock et suit chaque étape en direct. Cela évite les retards de livraison.
ERP (Enterprise Resource Planning)
L'ERP intègre la gestion financière, les stocks et la production, et ce, afin d’offrir une vue unifiée de l'entreprise. Cette vue claire permet de centraliser les données, d’apporter une meilleure organisation, une optimisation des ressources et de faciliter la prise de décision.
Par exemple, Odoo est un ERP gratuit et open source qui réunit les ventes (comme les commandes des clients), les stocks (il vérifie la disponibilité) et la comptabilité (il génère automatiquement les factures). Le tout se fait dans un tableau de bord unique. Il permet de réduire les erreurs de 50 % en moyenne.
Système de gestion d'entrepôt (WMS)
Le WMS ou système de gestion d'entrepôt est le logiciel qui permet d’automatiser l’ensemble des opérations liées à l’entrepôt : en réalité, c'est tout ce qui est optimisation du picking (sélection des produits à expédier), gestion des opérations d’emballage et synchronisation des expéditions avec les transporteurs. Cela se fait via des robots ou des logiciels pour une efficacité maximale.
On cite ici l’exemple de Easy WMS de Mecalux. Le logiciel guide les opérateurs via des tablettes pour améliorer le picking avec une réduction de 30 % sur les trajets.
Il permet aussi de piloter des robots chargés de l’emballage automatique avant de synchroniser les expéditions avec les transporteurs pour une efficacité boostée de l’entrepôt.
Api (Application Programming Interface)
Les API sont des connecteurs invisibles qui font circuler en temps réel les informations instantanément entre les logiciels. À vrai dire, c’est comme un pont rapide entre OMS, ERP et sites e-commerce.
Pour citer un exemple, l’API Stripe relie le paiement client à son OMS. Ainsi, dès que le paiement est effectué, le stock va automatiquement se mettre à jour avant d'imprimer, via ShipStation, une étiquette d'expédition.
En résumé :
- L’OMS enregistre immédiatement la transaction et vérifie la disponibilité des articles.
- Les données sont alors synchronisées avec l’ERP et le WMS pour optimiser la gestion des stocks et la préparation des colis.
- Une fois les produits rassemblés, le système de tri amène les articles vers l’emballage.
- Après l’emballage, les étiquettes d’expédition sont générées automatiquement.
Les informations sur le colis sont finalement envoyées au client en temps réel pour une expérience transparente du clic à la livraison.
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Les principaux types d’automatisations dans la gestion des commandes
L'automatisation de la gestion des commandes transforme littéralement les processus opérationnels des entreprises et des e-commerces. Elle augmente l'efficacité tout en réduisant les erreurs. L'expérience client est alors optimisée, ce qui permet de propulser le business.
Dans cette section, nous allons examiner les principaux types d’automatisations.
Automatisation des flux d’information
L'automatisation des flux d'information vise à synchroniser en temps réel les données entre boutiques en ligne, marketplaces, ERP et WMS. Cela permet d'actualiser automatiquement les stocks ainsi que les statuts de la commande. Les erreurs sont évitées et les délais de traitement sont alors réduits, limitant les retards. Le fait de rationaliser ces processus aide les entreprises à se concentrer pleinement sur la croissance tout en minimisant les coûts.
Automatisation opérationnelle en entrepôt
Autre type d’automatisation de la gestion des commandes : l’automatisation opérationnelle en entrepôt. Celle-ci a pour rôle d'améliorer significativement l’efficacité des processus de gestion des commandes.
Ici, des techniques comme le wave picking et le regroupement intelligent des commandes sont sollicitées pour optimiser le picking et ainsi réduire le temps nécessaire à la préparation des commandes.
Par ailleurs, la génération automatique de listes de picking assure une précision nette.
Faire appel à des convoyeurs, à des systèmes de tri et à des robots mobiles permet d'accélérer la préparation et les expéditions des colis sans erreurs humaines. Cela apporte alors une véritable bouffée de modernité au système logistique, et répond par la même occasion aux attentes croissantes des clients.
Automatisation de la facturation et de la comptabilité
Pour simplifier les processus financiers et pour les rendre plus efficaces, l’automatisation de la facturation et de la comptabilité est la solution parfaite. En effet, la génération automatique des factures réduit les risques d’erreurs manuelles (et elles sont nombreuses, ce qui peut ternir l’image de l'entreprise !) et accélère le traitement des paiements.
Le rapprochement des paiements, lui, facilite les systèmes intégrés qui vérifient les transactions en un clin d’œil et assurent leur conformité. De plus, l'intégration avec des logiciels de comptabilité permet d’offrir une belle vue d’ensemble des finances de l’entreprise. Cela améliore la prise de décision ainsi que la gestion des flux de la trésorerie pour une gestion financière plus précise et surtout efficace.
Automatisation de la communication client
Enfin, l’automatisation de la communication client joue un rôle prépondérant dans l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Ainsi, l’envoi automatique des e-mails et des SMS pour informer les clients des confirmations de commande, des expéditions, des livraisons et des retards permet une transparence accrue.
Par ailleurs, les portails de suivi de commande permettent aux clients de vérifier l'état de leur commande en temps réel. C’est important pour améliorer l’image de l’entreprise. Le client sait parfaitement où est son colis et quand celui-ci sera chez lui, évitant les appels incessants de réclamations.
Pour réduire la charge sur les équipes de service client, la mise en place de chatbots est nécessaire. Ceux-ci répondent aux questions simples en instantané que posent les clients. Ce type d’automatisation améliore l'expérience client tout en optimisant les processus internes.
Mise en place de l’automatisation de la gestion des commandes
Comprendre l’automatisation de la gestion des commandes, c’est une chose, mais la mettre en place, c'en est une autre. Voyons ensemble comment tout cela s’effectue étape par étape.
Diagnostiquer et cartographier vos processus d’exécution
Commencez tout d'abord par analyser minutieusement vos flux actuels afin d'identifier les goulots d'étranglement et les tâches chronophages et répétitives. Ensuite, cartographiez chaque étape des commandes depuis la réception de la commande jusqu'à la livraison pour obtenir une vision complète.
Pour prioriser les améliorations les plus urgentes, il n'y a qu'un seul pas à franchir : recueillir le retour de vos équipes. Elles sont à même de vous seconder dans cette étape.
Cette phase diagnostique sert à révéler les opportunités d'automatisation les plus impactantes pour votre entreprise. Cependant, cela permet également d'offrir une vue claire si vous souhaitez concevoir une stratégie plus qu'efficace.
Concevoir l’architecture d’automatisation et choisir les bons outils
Pour une interconnexion améliorée, il est essentiel de définir une architecture modulaire intégrant OMS, ERP et WMS via des API sécurisées. Vous pouvez pour cela utiliser des outils parfaitement adaptés tels que Odoo ou encore ShipStation. Le choix se fait selon le volume de vos commandes ainsi que selon vos besoins particuliers.
Pensez à évaluer de manière scrupuleuse la scalabilité et l'intégration avec vos marketplaces préférées.
Enfin, testez les prototypes en conditions réelles. Cela vous sera d'une grande aide pour valider pleinement la compatibilité. Bien que rigoureuse, cette conception permet d'assurer une mise en œuvre fluide et évolutive de manière pérenne.
Déployer progressivement, former les équipes et optimiser en continu
Les perturbations opérationnelles sont assez courantes, mais pour les minimiser et assurer une transition en douceur, il est souhaitable de lancer le déploiement par phases.
Ainsi, formez les équipes sur les nouveaux outils à travers des ateliers pratiques. Elles seront plus à l'aise et maîtriseront rapidement les fonctionnalités essentielles.
Pensez à suivre les KPIs en temps réel afin d'ajuster les performances et de corriger sans tarder les écarts.
Et, pour terminer, optimisez itérativement grâce aux retours des utilisateurs et aux données analytiques précises. L'automatisation sera réussie et adoptée par tous, ce qui générera des gains durables sur la productivité de l'entreprise.
Connecter la solution d’exécution à votre boutique en ligne
La prochaine étape consiste à intégrer votre OMS à Shopify ou WooCommerce via API pour synchroniser instantanément les commandes en temps réel entre tous vos canaux de vente.
Actualisez automatiquement les stocks et statuts dès la validation client afin d'éviter toute rupture ou information erronée. Enfin, gérez efficacement les paniers abandonnés par des notifications push personnalisées qui relancent les prospects au bon moment. Cette connexion fluide optimise tous vos flux e-commerce et booste significativement les conversions en ligne.
Mettre en place une gestion des stocks entièrement automatisée
Pour cela, le déploiement d'un WMS connecté est nécessaire pour tracker les inventaires en direct via RFID ou codes-barres. Vous obtenez ainsi une visibilité totale à chaque instant.
Aussi, il est possible, grâce à l'automatisation et à des alertes prédictives établies sur l'intelligence artificielle, et qui anticipent la demande avec précision, de prévenir les ruptures de stock. Vous pourrez ensuite réconcilier les entrées et les sorties avec l'ERP pour une cohérence parfaite des données. De ce fait, vous supprimerez les surstocks et les sous-stocks et vous garantirez une rotation précise des inventaires et une réduction drastique des pertes.
Automatiser et optimiser les opérations au sein de l’entrepôt
L'utilisation de robots et de systèmes intelligents a montré son efficacité pour l'organisation et la préparation des commandes dans un entrepôt.
Les robots ont pour rôle de regrouper les produits par priorité et par zone, c'est ce qu'on appelle le wave picking.
Les convoyeurs et les trieurs automatisés vont alors les acheminer rapidement vers la destination finale sans erreur. Ce n'est pas tout, puisque la disposition de l'entrepôt s'ajuste en temps réel grâce à des algorithmes capables d'analyser les volumes et les flux.
Le travail est ainsi plus fluide et bien plus rapide avec un temps de préparation des commandes réduit de 40 % et plus jamais d'erreurs humaines concernant les mauvais colis ou une destination erronée.
Structurer et accélérer vos flux d’expédition
Si vous avez l'habitude de faire appel à des transporteurs comme UPS, il est possible de les synchroniser via EDI afin de générer de manière automatique les étiquettes d'expédition.
Grâce à un TMS intelligent, choisissez les meilleurs transporteurs en fonction de leur coût, des délais de livraison et de leur fiabilité. Les expéditions sont accélérées et les litiges minimisés.
Industrialiser la gestion des retours grâce à l’automatisation
L'autre étape consiste à créer un portail self-service en ligne où les clients gèrent eux-mêmes leurs retours. Ils scannent un QR code pour que leur commande soit traitée dans l'immédiat. Les produits retournés sont ensuite triés et les articles vendables sont remis en stock par des robots ou à l'aide de logiciels. Cette automatisation fait baisser les coûts de retour de 30 % et renforce la fidélité des clients.
Suivre les performances, améliorer en continu l’exécution automatisée, vérifier le bon fonctionnement de l’automatisation
Enfin, la dernière étape de la mise en place de l'automatisation de la gestion des commandes est d'installer des tableaux de bord permettant de visualiser en temps réel les indicateurs clés (comme les erreurs, les délais de traitement et le ROI).
Ces outils analysent les journaux système pour repérer les éventuels problèmes avant qu'ils ne s'amplifient. L'intelligence artificielle permet de proposer des solutions et des améliorations.
Le fait d'effectuer des contrôles réguliers et des mises à jour est primordial pour que l'ensemble reste fiable, efficace et performant au fil du temps pour éviter les pannes.
Les avantages de l’automatisation de la gestion des commandes
Vous l’aurez compris, l’automatisation de la gestion des commandes permet de booster votre entreprise. Elle apporte des bénéfices indéniables qui méritent d’être exploités.
Améliorer la visibilité du processus de vente
Avec l’automatisation de la gestion des commandes, vous pouvez suivre chaque commande en temps réel et ce, depuis le choix des clients en boutique jusqu’à la livraison. Identifiez également, de manière intime, les goulots d’étranglement grâce aux tableaux de bord intégrés. Cela permet de prendre des décisions éclairées établies à partir des données constamment mises à jour et fiables.
Gain de temps et de productivité
L’automatisation de la gestion des commandes est là pour automatiser les tâches répétitives et de ce fait, libérer vos équipes et vos collaborateurs des saisies manuelles, souvent sources d’erreurs. Selon des études, le traitement des commandes est accéléré de 50 % environ. Vous pouvez dorénavant concentrer vos ressources humaines sur des missions à haute valeur ajoutée et surtout stratégiques.
Amélioration de l’expérience client
Pour chaque étape clé, informez automatiquement les clients par e-mail ou par SMS. La possibilité d’offrir un suivi de colis en libre-service via un portail dédié et intuitif est également présente. Le résultat est une réduction des frustrations liées aux retards grâce à une transparence totale.
Réduction des erreurs et amélioration de la fiabilité
Les saisies manuelles sont sources de 80% des erreurs humaines classiques. L’automatisation permet de changer tout cela. La synchronisation des OMS, ERP et WMS permet une cohérence parfaite des données et une exécution fiable 24h/24 et 7j/7 sans intervention humaine superflue.
Réduisez vos stocks et optimisez les budgets d’achat disponibles grâce à l’automatisation des commandes
Les révisions IA établies à partir les ventes réelles permettent de prévenir les surstocks. Ainsi, vous évitez les ruptures en réapprovisionnant automatiquement au seuil optimal et vous libérez du capital immobilisé pour investir dans la croissance de votre activité.
Meilleure prise de décision
L'automatisation analyse tout pour vous alerter de manière automatique sur les hausses de demande avant vos concurrents. Quant aux tableaux de bord, ils montrent immédiatement vos KPI, comme le taux de conversions, les stocks bas… Cela permet d’ajuster vos stratégies en continu pour rester compétitif face à la concurrence.
La détection des fraudes dans la gestion des commandes
L’automatisation analyse en temps réel les comportements inhabituels, tels que les commandes géantes et les achats à minuit, une carte volée, un IP dérobé, etc. Vous pouvez ainsi détecter les schémas suspects. Vous pourrez automatiquement bloquer les commandes à risque avant l'expédition et protéger vos marchés ainsi que votre réputation pour une confiance absolue.
Améliorer la précision des factures
Il est possible de générer des factures automatiques sans erreur de calcul ni de TVA. Les paiements et les commandes sont réunis. De plus, l’automatisation associe instantanément chaque paiement reçu à sa commande correspondante d'un simple clic, garantissant une comptabilité parfaite sans saisie manuelle ni erreurs.
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