Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est souvent perçu comme un ensemble de règles techniques, floues et difficiles à appliquer au quotidien. Pourtant, ces obligations concernent la quasi-totalité des entreprises : e-commerçants, prestataires de services, indépendants, SaaS, agences, entreprises locales… À partir du moment où vous collectez un e-mail, un numéro de téléphone ou une simple donnée de navigation, vous êtes soumis au RGPD.
Mais les règles sont vastes et plus une entreprise grandit, plus le maintien en conformité est contraignant et chronophage.
Répondre aux demandes des clients, supprimer les données expirées, tracer les actions, gérer les consentements, maintenir les permissions à jour… Le cumul de chaque tâche devient rapidement incontrôlable à grande échelle. C’est précisément à partir de ce stade que l’automatisation n’est plus un bonus, mais une nécessité stratégique
Automatiser le RGPD : une tâche devenue indispensable
Selon la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), une grande partie des plaintes annuelles concerne :
- Des délais non respectés sur les demandes d’accès ou de suppression ;
- Des données non mises à jour ou conservées trop longtemps ;
- Des erreurs humaines entraînant des divulgations accidentelles.
Chaque année, l’organisme recense plus de 20 000 plaintes, et les conséquences d’un manquement peuvent être lourdes. En effet, la CNIL prévoit des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. La meilleure façon de s’en prémunir reste de se conformer aux recommandations.
La bonne nouvelle, c’est que 80 % des obligations RGPD peuvent être automatisées !
6 automatisations indispensables pour rester conforme au RGPD
L’automatisation du RGPD n’est pas un luxe : c’est un véritable levier de croissance, qui permet aux entreprises de se développer sans risque et en conformité parfaite, sans effort.
L’objectif n’est pas de remplacer le rôle de votre Délégué à la Protection des Données (DPO), mais de mettre en place des systèmes fiables qui fonctionnent sans surcharge de travail, sans oubli, sans retard et sans fatigue.
1. Centraliser automatiquement toutes les demandes
En matière de RGPD, les données personnelles restent la propriété des personnes auxquelles elles appartiennent. Vous avez donc le devoir de les modifier ou de les supprimer rapidement lorsqu’on vous le demande.
La CNIL impose également le devoir de fournir une traçabilité complète des demandes et des actions effectuées, le tout, en respectant les délais légaux de 30 jours.
Or, entre les messages qui arrivent par différents canaux, les oublis, les retards, et le temps nécessaire pour retrouver les informations puis répondre… la gestion des demandes peut vite devenir aussi chronophage que contraignante.
C’est précisément là qu’une automatisation simple peut vous soulager en prenant en charge l’ensemble du processus :
- L’automatisation repère les messages provenant de tous vos canaux et les redirige vers une boîte mail dédiée aux demandes RGPD ;
- Chaque message reçu déclenche automatiquement la création d’un ticket dans votre outil de gestion (Notion, Jira, Airtable, Sheets…) ;
- Un tag est créé selon le type de demande (Accès, Suppression, Rectification, Opposition, Portabilité) ;
- Un e-mail personnalisé est envoyé au client pour confirmer la prise en compte de sa demande ;
- Le DPO ou les équipes concernées sont automatiquement notifiés, et un horodatage est déclenché avec rappels récurrents ;
- Une fois la demande traitée, un nouveau message personnalisé est envoyé au client pour l’informer de la réalisation de sa demande.
Grâce à ce type d’automatisation, toutes les informations sont centralisées, vous disposez d’une traçabilité fiable de chaque échange, et vous avez la garantie que chaque demande est traitée simplement, rapidement et sans oubli.
2. Synchroniser les retraits de consentement
Un consentement donné peut toujours être retiré. Lorsqu’une personne se désinscrit d’une newsletter, par exemple, vous êtes tenu de stopper immédiatement toute communication non essentielle.
Le problème, c’est que les données clients sont souvent éparpillées : CRM, fichiers Sheets, plateforme marketing… Sans synchronisation entre ces outils, certains messages peuvent continuer à être envoyés malgré le retrait du consentement du client.
Une synchronisation automatique et sur mesure vous permet de garder la main sur l’ensemble de vos répertoires clients. Vous maintenez votre conformité en conservant une traçabilité fiable, et vous éliminez tout risque d’envoyer un e-mail non désiré après un désabonnement, le tout sans action manuelle.
3. La suppression automatique de données
C’est l’un des points les plus importants du registre RGPD : les données personnelles doivent obligatoirement être supprimées après un certain délai.
Il est à noter que les RGPD ne fournissent aucune durée précise :
“Les données personnelles doivent être conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées.” (Article 5.1.e)
En clair, vous pouvez conserver les données pour une durée cohérente avec votre objectif initial. Dès que la donnée n’a plus d’utilité, vous êtes tenu de la supprimer.
En pratique, les entreprises accumulent un grand nombre de données personnelles, qui varient selon leur activité :
- Fiches prospect ;
- Comptes inactifs ;
- Logs serveurs ;
- Paniers abandonnés ;
- Dossiers clients…
Toutes ces données doivent être purgées régulièrement pour limiter les risques en cas de fuite, éviter qu’elles ne tombent entre de mauvaises mains, et garder un registre propre et cohérent. Et comme vous l’imaginez, réalisée à la main, la tâche devient vite une corvée.
À la place, une automatisation peut simplement s’en charger. Pour commencer, nous définissons ensemble les règles de conservation pour chaque type de données sensibles. Ensuite :
- L’automatisation scanne vos données tous les jours pour repérer celles qui arrivent à une semaine de leur délai de conservation.
- Elle notifie le propriétaire de ces données via un mail personnalisé, lui donnant l’occasion de demander leur conservation.
- Sans contre-ordre, et une fois la date d’expiration atteinte, elle exécute automatiquement l’ordre prévu : anonymisation, archivage sécurisé ou suppression.
- Elle consigne chaque action dans un journal dédié afin de conserver une traçabilité complète.
- Une fois l’opération effectuée, elle envoie un message personnalisé au client pour l’informer de la modification.
Vous obtenez une base de données propre et toujours à jour, sans intervention humaine. Vous réduisez drastiquement les risques en cas de fuite, vous respectez les règles RGPD, et vous automatisez entièrement un processus souvent long, sensible et oublié.
4. L’anonymisation automatique des données
Comme on l’a dit, vous êtes tenu de supprimer toutes les données où figurent des informations personnelles de vos clients. Mais certaines données peuvent être utiles à vos statistiques. Elles permettent de maintenir un visuel sur le comportement utilisateur, sur l’origine de votre audience ou sur les statistiques d’âge au fil des années.
Mais pour pouvoir les garder tout en restant conforme au RGPD, vous avez besoin de les modifier.
C’est là que le bot d’anonymisation entre en jeu. Son but est de supprimer tout lien possible entre la donnée et la personne.
Le bot qui ne passe pas par un nœud agent AI est relié à une solution d’horodatage : lorsque les données arrivent à expiration, celui-ci va crawler vos données pour rechercher les champs sensibles (nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse IP, identifiant unique, adresse postale).
Ensuite, selon les besoins, il pourra appliquer plusieurs anonymisations :
- La suppression des champs : suppression pure et simple des informations qui n’ont aucun intérêt à être gardées.
- La génération de valeurs anonymes : il remplace les valeurs sensibles par une suite de caractères ou une mention “anonymised” / “censuré” pour garder la cohérence.
- La généralisation : c’est une technique utilisée pour continuer à exploiter les données selon votre finalité ; par exemple, “30 ans” pourra devenir “30 à 35 ans”, “Nantes” deviendra “ville de 300 000 habitants”, etc.
5. La gestion des erreurs (Data Breach)
En matière de RGPD, tout doit être pensé pour garantir la sécurité maximale des données personnelles. Et lorsque l’on commence à empiler les automatisations, on n’est jamais totalement à l’abri d’une erreur technique : un scénario qui plante, une synchronisation qui échoue, un chiffrage qui ne fonctionne plus…
La plupart du temps, ce n’est rien de grave si c’est repéré rapidement. Mais cela peut vite devenir un problème quand personne ne s’en aperçoit. Une erreur mineure peut alors se transformer en violation de données (data breach), avec l’obligation de notifier la CNIL dans les 72 heures.
Pour éviter d’en arriver là, il suffit souvent d’une automatisation simple : un bot qui surveille vos automatisations utilisant des données sensibles, et qui déclenche une alerte instantanée en cas d’incident.
Le bot est connecté à vos outils et surveille en continu tous les process qui manipulent des données personnelles :
- Les scénarios Make ;
- Les automatisations Zapier ;
- LeScript n8n ;
- Les scripts internes ;
- Les intégrations API…
Dès qu’il détecte une erreur, il se déclenche automatiquement :
- Il envoie un message à la personne responsable des systèmes, pour la prévenir immédiatement ;
- Il provoque l’arrêt d’urgence du scénario en erreur, afin d’éviter toute propagation ou fuite potentielle ;
- Il met à jour votre fichier de suivi RGPD, en enregistrant l’incident dans un journal dédié.
Ainsi, vous êtes protégé contre les erreurs en toute circonstance. L’automatisation empêche qu’une simple erreur technique ne se transforme en véritable catastrophe juridique. Bien sûr, l’idéal est que ce bot ne serve jamais… Mais le jour où il doit intervenir, on est toujours content qu’il soit là.
6. L'audit interne et la cartographie dynamique des flux
À côté du registre, qui doit être mis à jour à chaque changement, la CNIL demande également la mise en place d’un répertoire qui cartographie l’ensemble de vos systèmes. C’est un document qui montre clairement quelles données sont collectées, par où elles passent, où elles sont stockées…
Cette cartographie doit toujours être à jour : dès qu’un workflow est ajouté ou modifié, qu’on ajoute un nouvel outil à son site ou à son CRM, qu’un nouveau formulaire est ajouté ou qu’un champ est modifié… Tout doit être consigné et horodaté. Mais la tâche est plutôt rébarbative et, dans les faits, peu d’entreprises sont irréprochables de ce côté-là.
Comme on le disait en intro, les bots et les IA ne sont pas mis en place pour remplacer l’humain. Et dans les faits, ils ne le peuvent pas.
La cartographie ne peut pas être confiée à un bot : sans les facultés cognitives qui seront peut-être atteintes avec les intelligences artificielles générales (AGI), il ne trouvera pas de lui-même les nouveaux points d’entrée.En revanche, il peut vous aider en scannant automatiquement l’environnement (base de données, partages réseau, cloud, nouveaux fichiers…) et vous aider à maintenir un inventaire structuré des traitements, des données, des accès et des mouvements.
Découvrez tous nos articles de blog pour en savoir plus sur l'automatisation de manière générale.
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Que vous envisagiez une mise à jour complète de votre conformité, que vous souhaitiez automatiser vos processus existants, ou que vous soyez simplement dépassé par la charge que représente le RGPD au quotidien, nous sommes là pour vous accompagner.
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