L’OCR, ou reconnaissance optique des données, est la faculté informatique de lire les données non structurées. Ce sont les données présentes dans les e-mails, les PDF, les contrats, les notes, les images, les vidéos…
Le cabinet d’analyse de marché en technologies de l’information IDC (International Data Corporation) estimait en 2018 que le nombre de données non structurées générées pourrait avoisiner les 180 zettaoctets, soit 180 billions de gigaoctets (180 000 000 000 000 d’octets), un chiffre monumental.
Et dans les faits, on estime que 80 à 90 % des données des entreprises sont non structurées. Autrement dit, la majorité des informations d’une entreprise restent sous exploitées, sauf si l’on met en place des outils capables de les lire automatiquement.
Pouvoir récupérer automatiquement ces données à des fins d’études de statistique et de ventes est donc l’un des enjeux primordiaux du développement de n’importe quelle entreprise.
Qu’est-ce que l’OCR dans le détail ? Quels sont les logiciels qui permettent de récupérer les données non structurées ? Quelles sont les applications de ces données ?
Dans cet article, nous allons voir en détail comment vous pouvez augmenter l'efficacité de votre entreprise automatiquement grâce aux données structurées.
OCR et données non structurées : définition
L’OCR, pour Optical Character Recognition, est une technologie qui permet à une machine de lire automatiquement le texte présent dans un document non écrit par un système de traitement de texte numérique : une image, une photo, un scan… Ce sont précisément ces documents non générés par un logiciel de traitement de texte qui sont qualifiés de données non structurées. À l’inverse, les données créées par un logiciel comme Word font partie des données structurées.
Concrètement, un logiciel OCR transforme automatiquement les chiffres, les lettres, les tableaux ou encore les notes manuscrites en données éditables et utilisables dans les systèmes informatiques et, surtout, exploitables à grande échelle.
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Les différents types d’OCR
Quand on parle d’OCR, on parle en général de la faculté de la machine à lire des données non structurées. Mais dans l’application, il existe plusieurs types de logiciels OCR, spécialisés dans certains domaines. Comprendre les différents types d’OCR permet d’affiner le choix des solutions concrètes et efficaces à appliquer à vos workflows.
L’OCR standard
L’OCR standard, le plus classique et sûrement le plus utilisé, permet de reconnaître simplement du texte provenant de documents écrits à la machine. Il lit par exemple :
- Les factures ;
- Les livres numérisés ;
- Les pages ou les notes dactylographiées ;
- Les contrats ;
- Les documents administratifs, etc.
L’OCR standard est simple : il atteint un taux de précision très élevé, de l’ordre de 98 %. Néanmoins, il présuppose un scan d'excellente qualité et n’extrait que des données brutes, caractère par caractère.
OCR intelligent ou ICR
L’ICR, pour Intelligent Character Recognition, est une version évoluée de l’OCR standard. Elle ne se contente pas de lire le document : elle comprend la classification des données, la disposition des champs et peut s’adapter à différents formats. Typiquement, une ICR va pouvoir lire plusieurs documents et regrouper toutes les TVA, tous les noms, toutes les dates…
On l’utilise donc en priorité pour l’extraction automatique de données à partir :
- De formulaires ;
- Des bons de commande ;
- De contrats,etc.
L’ICR est souvent couplée à de l’intelligence artificielle pour améliorer sa précision au fil du temps, notamment lorsqu’elle traite régulièrement des documents similaires.
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HTR, la reconnaissance d’écriture manuscrite
Comme son nom l’indique, la HTR (Handwritten Text Recognition) est une technologie qui permet d’extraire les écritures manuscrites des documents numérisés. C’est l’un des domaines les plus complexes de l’OCR, car chaque écriture est personnelle et certaines sont difficiles à lire même pour d’autres personnes. Mais avec les progrès de l’IA, la HTR a connu un fort développement, atteignant désormais de très bons résultats. Elle permet de lire :
- Les notes manuscrites ;
- Les formulaires remplis à la main ;
- Les carnets ;
- Les documents d’archives...
OCR spécialisés
Enfin, il existe des OCR programmés pour certains types de documents précis. Combinant généralement OCR, ICR et intelligence artificielle, ils permettent d’atteindre des taux de fiabilité frôlant les 100 % sur le type de document pour lequel ils sont optimisés. Ce sont souvent les plus utilisés par les entreprises à fort volume, dont le besoin de précision et de rapidité est important.
Comment utiliser l’OCR : les différents moyens
Connaître les différents types d’OCR est une chose, connaître les différentes manières d’intégrer l’OCR dans vos process métier, selon vos besoins, en est une autre. Différents outils sont à votre disposition, selon les usages et le niveau de fiabilité que vous recherchez.
Voici les principaux moyens d’utiliser l’OCR en entreprise.
Les logiciels d’OCR en ligne
Services accessibles depuis n’importe quel appareil, directement via votre navigateur. Les logiciels d’OCR en ligne sont habituellement des OCR standards. Typiquement, vous envoyez un PDF, et le logiciel en ligne en extrait le texte.
Simples, rapides, sans installation et peu chers, ils sont utiles pour :
- Un usage ponctuel ;
- De petits volumes de documents ;
- Des documents simples, propres et bien structurés.
Néanmoins, ils sont assez peu utilisables dans un workflow automatisé et nous les déconseillons dès qu’il s’agit de données personnelles ou sensibles, car le traitement se fait sur des serveurs externes.
Les logiciels OCR installés en local
Ces logiciels, parmi lesquels on retrouve par exemple ABBYY FineReader, Adobe Acrobat Pro OCR, Readiris (IRIS), Tesseract (installé en local, open-source) ou encore Microsoft OneNote OCR, sont installés directement sur un ordinateur ou accessibles via un serveur interne.
Ils peuvent être utilisés au sein d’automatisations de workflows complexes, et servent aussi bien d’OCR, d’ICR, de HTR ou d’OCR spécialisé selon les programmes et les licences.
Plus coûteux et nécessitant une installation ainsi qu’une maintenance, ils permettent néanmoins :
- De traiter de gros volumes de données ;
- De gérer des documents spécialisés ;
- De garantir la confidentialité des informations ;
- D’avoir un contrôle total sur vos données.
Les logiciels globaux intégrant de l’OCR
Avec l’arrivée massive de l’IA dans la plupart des outils professionnels, de plus en plus de solutions “tout-en-un” proposent désormais un module OCR intégré.Certains CRM, ERP ou outils SaaS comme Notion, HubSpot, Salesforce ou Zoho offrent ce type de fonctionnalité, avec des niveaux de fiabilité et des usages très variables selon les plateformes.
L’avantage principal est de pouvoir traiter directement les données extraites sans configuration complexe, l’OCR étant déjà intégré au cœur du logiciel. Vous pouvez ainsi récupérer du texte, indexer des documents ou enrichir automatiquement des fiches clients sans installer d’outil supplémentaire.
Cependant, ces modules présentent aussi quelques limites :
- Fiabilité inconstante, car ils sont pensés pour un usage général ;
- Peu de personnalisation pour des besoins métier spécifiques ;
- Coûts qui augmentent rapidement selon le volume de documents traités ;
- Sécurité généralement inférieure à celle d’un logiciel interne ou d’un OCR installé en local.
En résumé, ce type d’OCR est pratique, simple et rapide, mais rarement suffisant pour un usage intensif ou sensible.
Quelques exemples concrets d’utilisation de la technologie OCR
La vérification de commande avant envoi
Si vous tenez une boutique en ligne et que vous faites de la vente au détail, vous savez que la vérification des commandes est l’un des workflows les plus problématiques.
La tâche est plutôt simple : on prend le récapitulatif des commandes et on vérifie que les commandes sont complètes et que les informations du destinataire sont les bonnes.
Le problème est que plus il y a de commandes à gérer, plus la tâche prend du temps, plus elle devient rébarbative et plus il y a d’erreurs dans les commandes. Les erreurs engendrent du mécontentement chez les clients, qui viennent encombrer le service après-vente et qu’il faut dédommager.
Ici, une OCR implantée dans un workflow automatisé peut tout changer. Il suffit de prendre une photo de la commande et du bon d’envoi associé : le système lit l’image, récupère les données du listing de commande et repère quasi instantanément les erreurs avec une fiabilité surprenante.
Résultat : un gain de temps, une meilleure satisfaction client à chaque commande et un service après-vente libéré des demandes liées aux erreurs de commandes.
La gestion du recrutement
Le recrutement est une tâche longue et complexe, composée d’une multitude d’actions répétitives : publication d’offres sur plusieurs plateformes, réception et tri des candidatures, lecture des CV, réponses aux candidats, organisation des entretiens… Avec parfois des centaines de candidatures à traiter, ces opérations consomment énormément de temps.
Une automatisation bien conçue peut supprimer une grande partie de ce travail manuel. Concrètement, notre système peut :
- Centraliser les candidatures provenant des différents canaux : formulaires internes, sites d’annonce, adresse mail, candidatures internes…
- Lire les CV et lettres de motivation via OCR + IA : un module OCR/ICR analyse automatiquement les CV, lettres de motivation et pièces jointes pour en extraire les informations clés. Il classe le tout dans un tableur, avec à chaque ligne une case à cocher accepter ou rejeter.
- Classer et structurer les candidatures : identifier les dossiers complets ou incomplets, détecter les candidatures ne correspondant pas aux critères essentiels.
- Générer de courts comptes rendus : pour chaque candidature, un résumé automatique est généré, rassemblant les informations importantes pour vous : intitulé, expériences principales…
- Programmer les entretiens automatiquement : en fonction de vos disponibilités et de celles du candidat, le système peut automatiquement proposer des créneaux ou créer un événement dans votre agenda.
- Générer des réponses personnalisées : une fois que vous avez réalisé le tri et coché les cases accepter ou rejeter correspondantes, le système envoie un mail personnalisé aux candidats.
Ainsi, vous n’avez plus à vous occuper que de ce qui nécessite une réelle expertise humaine ; le reste est entièrement automatisé.
La gestion des factures fournisseurs et des notes de frais
La gestion des factures fournisseurs et des notes de frais est l’un des processus les plus répétitifs et chronophages de l’entreprise. Chaque mois, des dizaines de documents arrivent sous différents formats : PDF, photos, scans, tickets de caisse, factures envoyées par email…
Avant de pouvoir être comptabilisés, ces documents doivent être téléchargés, renommés, lus, vérifiés, triés et classés manuellement. Un travail long, fastidieux et qui n’est pas sans engendrer un haut taux d’erreur.
Une automatisation basée sur l’OCR change complètement la donne. Concrètement, notre système peut :
- Récupérer automatiquement les documents depuis différents canaux ;
- Lire les factures pour en extraire les différentes données ;
- Renommer, horodatés, classer et archiver les documents ;
- Générer des récapitulatifs.
Un système OCR de gestion des factures et des notes de frais n’est pas compliqué en soi, mais il permet de supprimer la plus grande partie des tâches manuelles avec une fiabilité sans faille.
Mettre en place une stratégie d’automatisation OCR
Que ce soit pour de l’OCR ou du traitement de données, l’automatisation n’a toujours qu’un seul but : augmenter votre chiffre d’affaires en vous débarrassant des tâches répétitives et chronophages qui génèrent de la perte de temps, de la frustration et des erreurs.
Pour repérer ces tâches, la première opération est toujours de réaliser un audit de vos processus métiers (BPM).
Une fois que vous connaissez précisément vos besoins, il ne vous reste plus qu’à choisir le type de solution qui vous convient le mieux : un SaaS tout-en-un ou une solution sur mesure, puis d’envisager les différentes options qui s’offrent à vous.
L’essentiel est de commencer petit, de tester, d'itérer ensuite, d’étendre progressivement l’automatisation selon vos besoins.
Ne laissez plus vos données invisibles freiner votre croissance
Si votre entreprise manipule des factures, des contrats, des photos, des scans, des formulaires ou des dizaines de documents PDF chaque semaine, alors vous êtes déjà confronté au problème : une énorme quantité d’informations dort dans vos systèmes sans jamais être exploitée.
L’OCR et l’automatisation vous permettent de transformer cette masse de données non structurées en un avantage compétitif réel : moins de saisie, moins d’erreurs, moins de tâches répétitives… et surtout plus de temps pour ce qui crée réellement de la valeur.
Chez Automatisons, nous concevons des solutions OCR sur mesure capables de s’intégrer parfaitement à vos workflows, quels que soient vos outils, vos contraintes ou votre secteur : e-commerce, comptabilité, logistique, RH, gestion immobilière et bien d’autres.
Nous analysons gratuitement vos processus, identifions vos goulots d’étranglement et mettons en place des automatisations adaptées à vos besoins, à votre cadence et à votre budget.
Vous souhaitez gagner du temps, réduire les erreurs et exploiter pleinement vos données ? Contactez-nous dès aujourd’hui !