Zapier est une plateforme d’automatisation no code qui connecte toutes vos applications. L’objectif de l'automatisation Zapier est d’éliminer les tâches manuelles les plus chronophages et répétitives de votre entreprise en reliant vos outils.
Ainsi, votre vie est simplifiée et vos workflow sont plus fluides entre vos outils numériques. Si vous souhaitez vous lancer dans l’automatisation avec Zapier, il est important de comprendre son fonctionnement et ce qu’il peut vous apporter. On vous dévoile tout en détail.
Comprendre le fonctionnement de Zapier
À l’instar des autres plateformes d’automatisation telles que Make, n8n et Power Automate, Zapier fonctionne sans avoir besoin d’écrire un code. Ce qui est plutôt commode pour les novices en matière d’automatisation. En réalité, le mouvement no-code vise à s’affranchir des lignes de code au profit d’interfaces intuitives pour une prise en main simplifiée. En ce qui concerne Zapier, vous allez devoir créer des « zaps ».
Connexion et compatibilité multi-apps
Zapier intègre plus de 5 000 applications populaires comme Gmail, Trello, Google Sheets, Notion, etc. Celles-ci sont toutes connectées par OAuth ou par clés API.
Pour ce faire, il faut lier ces comptes, sélectionner les apps et structurer les flux adaptés à votre activité.
L’interface a pour rôle de vous guider visuellement à chaque étape. Son utilisation simplifiée permet de créer des automatisations avancées, même si vous n’êtes pas technicien en informatique. C’est le mapping des données qui fait transiter les bonnes informations entre les champs correspondants.
Utilisation et optimisation
Le paramétrage avec l’automatisation Zapier se fait par glisser-déposer et à l’aide de menus déroulants. Ici, aucun code n’est requis. Vous avez juste à :
- Choisir le trigger ;
- Configurer chaque action avec un accès aux données du trigger ;
- Ajouter des filtres ou bien des branches conditionnelles ;
- Tester le zap avant de l’activer.
L’automatisation Zapier propose aussi un suivi en temps réel des exécutions, ainsi que des outils de débogage avec des options pour gérer les erreurs, telles que les notifications et les reprises automatiques.
Création d’un Zap : étape par étape
Le zap est le cœur opérationnel de l’automatisation Zapier. C’est en fait un workflow automatisé qui relie les applications via un déclencheur et une ou plusieurs actions.
Le principe est simple : lorsqu’un événement se produit dans une application (déclencheur), une ou plusieurs tâches vont automatiquement être effectuées dans d’autres applications (actions).
La logique « si ceci arrive, alors cela est réalisé » permet de gagner énormément de temps et d’éviter les saisies répétitives.
Pour mieux comprendre : le « zap » est la structure première d’une automatisation. Il contient :
- Un déclencheur (trigger) : un événement initial dans une application (l’arrivée d’un nouvel e-mail, un formulaire soumis, une vente réalisée) ;
- Les actions (une ou plusieurs) : des tâches déclenchées automatiquement dans une ou plusieurs autres applications. C’est le cas, par exemple, lorsqu’on ajoute une ligne à Google Sheets, qu’on envoie un message Slack ou qu’on synchronise un contact vers un CRM.
Les workflows avec l’automatisation Zapier comportent aussi des conditions comme « si… alors » ainsi que des filtres qui permettent d’exécuter des actions de façon intelligente selon le contexte. Maintenant que vous avez compris ce qu’est un zap, on peut passer à sa création.
Choix du déclencheur : définir l’événement qui lance le Zap
Le déclencheur est le point de départ de l’automatisation Zapier. En réalité, c’est l’événement clé qui va signaler à votre zap de se mettre en marche. Par exemple, cela peut être l’inscription d’un nouveau client ou la réception d’un nouveau mail.
Le choix d’un bon déclencheur permet de transformer une simple action en un levier de conversion puissant. Le but est de capter l’instant précis dès qu’une opportunité se présente à vous. Vous gagnez en réactivité, vos clients sont satisfaits et chaque événement devient une source sûre de valeur.
Autorisation des applications pour accéder aux données nécessaires
En quelques clics, autorisez Zapier à accéder aux données dont il a besoin afin d’orchestrer l’ensemble de vos automatisations. Cette étape est très importante pour établir la connexion sécurisée entre vos applications préférées. Mais ne vous inquiétez pas : toutes vos informations restent protégées grâce aux protocoles de sécurité de niveau bancaire.
Vous pourrez alors connecter votre CRM, votre messagerie ou encore vos outils de gestion. Ici, tout votre écosystème numérique se synchronise en harmonie.
De plus, vous pouvez, accorder les permissions en une seule fois pour profiter d’une automatisation claire et fluide. Cette étape est très simple, rapide et hautement sécurisée, et elle fait bénéficier d’un gain de temps considérable à vos employés.
Configuration de l’action automatique à réaliser (créer, modifier, envoyer)
Maintenant, place à l’action. Vous pouvez définir avec une grande précision ce que vous souhaitez automatiser : la création d’un contact dans votre CRM, l’envoi d’un e-mail de bienvenue voire, une publication sur les réseaux sociaux. Vous avez une infinité de possibilités.
Chaque action est ici personnalisable en fonction de vos besoins. Il vous est même possible d’enchaîner plusieurs actions dans un seul zap afin de créer des workflows plus complexes. Il suffit de quelques minutes de configuration, et vous allez pouvoir économiser des heures chaque semaine.
Vous pouvez dorénavant vous concentrer sur le développement de votre business et transformer radicalement votre façon de travailler.
Utilisation de données dynamiques pour personnaliser les actions
Les données dynamiques permettent de récupérer automatiquement le nom du client, son adresse e-mail ou le montant de sa commande. Vous pouvez ensuite injecter ces informations exactement là où vous en avez le plus besoin.
En vérité, toutes les informations issues du déclencheur sont exploitées pour adapter vos communications et vos processus. Une fois ces variables intégrées, vous créez une boucle de valeur, là où chaque interaction renforce la relation avec vos prospects et vos clients. C’est le secret, si vous souhaitez allier l’efficacité technique et la proximité humaine au sein d’une stratégie d’automatisation de haut niveau.
Tests pour valider le bon fonctionnement avant activation
L’étape du test est cruciale avant de lancer votre automatisation en production. Elle permet de s’assurer que chaque élément de votre zap réagit comme prévu, sans aucune erreur et sans données manquantes.
L’automatisation Zapier simule une exécution complète et vous montre aussi comment tout se passera avec exactitude dans la réalité. Vous simulez un scénario réel, vous vérifiez la logique mais également la cohérence des données et la fluidité de chaque enchaînement.
Cette étape assure une tranquillité d’esprit. Dès que les tests sont concluants, vous activez votre zap en toute confiance. Votre automatisation Zapier travaillera ensuite pour vous 24 h/24 et 7 j/7, sans avoir à superviser quoi que ce soit.
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Exemples pratiques d’automatisations courantes
Avec l’automatisation Zapier, vous allez dorénavant pouvoir déléguer de nombreuses tâches et gagner du temps. Voyons ce que peut faire l’automatisation Zapier pour vous.
Automatiser la création de tâches Trello dès qu’un e-mail Gmail contenant « support » arrive
Dès qu’un client envoie un e-mail contenant le mot « support », une carte Trello se crée instantanément dans votre tableau de gestion.
De ce fait, vous n’aurez plus à perdre de temps à retrouver un e-mail perdu dans la masse, les temps de réponse interminables et les oublis embarrassants qui peuvent ternir votre réputation dans un monde où la concurrence est rude.
Désormais, votre équipe visualise immédiatement toutes les demandes à traiter, les assigne, les priorise et les suit jusqu’à leur résolution complète. L’automatisation Zapier garantit qu’aucune sollicitation ne passe entre les mailles du filet. Votre service client devient ultra-réactif et vos clients reçoivent l’attention qu’ils méritent. Résultat : des économies d’heures de gestion manuelle chaque semaine.
Ajouter un participant Zoom à une Google Sheets automatiquement après chaque inscription
Dans le domaine du marketing, vous pouvez, grâce à l’automatisation Zapier, garder un contrôle total de vos événements virtuels. Ainsi, pour chaque personne qui s’inscrit à votre webinaire ou à votre réunion Zoom, vous recevez instantanément ses informations dans votre feuille Google Sheets de manière organisée. Vous n’avez plus besoin d’exporter manuellement les listes, de fusionner des fichiers ou de mettre à jour vos tableaux de bord.
Vous pouvez, par ailleurs, visualiser en temps réel qui participe, analyser les données démographiques, voire encore suivre votre taux d’inscription. Cela permet de mieux planifier vos événements à l’avenir.
Synchroniser des leads entre un outil de formulaires (Typeform) et un CRM ou une newsletter Mailchimp
Avec l’automatisation Zapier, vous capturez et nourrissez tous vos prospects sans lever le petit doigt. Un visiteur remplit un formulaire Typeform en un rien de temps et rejoint automatiquement votre CRM et votre liste Mailchimp.
Vos commerciaux reçoivent de nouveaux leads instantanément afin qu'ils les contactent au bon moment, pendant que votre séquence d’e-mails marketing démarre automatiquement pour nourrir la relation. Tout est centralisé et accessible en un clin d’œil.
Vous ne risquez plus d’oublier un prospect ni de perdre votre temps en saisie manuelle chronophage. Chaque lead est directement qualifié et segmenté avant d’être actionné immédiatement. Le résultat explose, tout comme votre taux de conversion et votre taux de transformation.
Sauvegarde automatique de documents ou rapports dans des dossiers cloud
Dans votre métier, que ce soit en marketing ou en e-commerce, il est important de garder des documents précieux qui vous seront utiles plus tard. Chaque rapport généré, chaque fichier critique et chaque document crucial sont instantanément sauvegardés dans votre espace cloud et organisés selon vos propres règles.
Avec l’automatisation Zapier, vos fichiers sont triés et rangés dans les bons dossiers, que ce soit avec Google Drive, Dropbox ou encore OneDrive. De plus, ils bénéficient des bonnes nomenclatures sans que vous ayez à intervenir.
Le risque de perdre vos données de haute importance est derrière vous. Vous n’avez plus à chercher désespérément vos documents. Les versions sont, par ailleurs, gérées automatiquement et votre équipe accède aux dernières mises à jour. Vous assurez la pérennité de votre patrimoine informationnel tout en gagnant des heures.
L’automatisation Zapier personnalisée et parfaitement optimisée
Un des avantages de l’automatisation Zapier est sa personnalisation. Vous prenez le contrôle absolu de vos automatisations.
Utilisation des filtres pour exécuter les actions uniquement dans certains cas précis
Les filtres sont une arme secrète si vous souhaitez transformer des workflows simples et fondamentaux en de véritables machines intelligentes et ultra-ciblées. Vous définissez exactement quand vos actions doivent être déclenchées :
- Uniquement pour les commandes de plus de 800 € ;
- Seulement pour les e‑mails provenant de certains domaines ;
- Uniquement pour les leads qualifiés.
Votre zap est sélectif et redoutablement efficace. Vous n’avez plus de spams ni d’actions inutiles. Vous ne gaspillez plus votre temps ni vos ressources. Désormais, chaque automatisation se concentre sur ce qui compte vraiment pour votre activité. Vous économisez ainsi des tâches Zapier, vous optimisez vos scripts et vous avez la garantie que chaque action apporte une véritable valeur ajoutée.
Ajout de plusieurs étapes dans un Zap (multi-actions) pour des workflows complexes
Saviez-vous qu’avec l’automatisation Zapier, il est tout à fait possible de créer des workflows complexes qui réalisent 5, voire 10 ou 15 actions consécutives en cascade ? Si un nouveau lead arrive, vous pouvez l’ajouter à votre CRM, envoyer un e-mail de bienvenue, créer une tâche de suivi, notifier votre commercial et l’ajouter à une campagne marketing — et tout cela automatiquement, avec une mise à jour instantanée de votre tableau de bord.
Ces zaps multi‑étapes reproduisent en réalité l’intelligence de vos processus métier sans aucune intervention humaine. Vous automatisez non pas des tâches isolées, mais bien des workflows complets et de bout en bout, pour une efficacité décuplée.
Gestion des erreurs et des notifications automatiques en cas de problème
Même les meilleures automatisations peuvent rencontrer des obstacles sur leur chemin. Que ce soit une API temporairement indisponible, un champ manquant ou une connexion interrompue, ces erreurs existent.
La gestion d’erreurs intelligente permet de rester maître du jeu. Vous configurez les notifications instantanées par e‑mail ou sur Slack dès qu’un problème survient.
En effet, Zapier vous informe immédiatement avec moult détails pour que vous puissiez corriger la situation de manière rapide. Cette vigilance permet de transformer des incidents potentiels en simples ajustements mineurs. Votre système d’automatisation devient alors fiable et prévisible.
Tarification de l'automatisation Zapier
Zapier propose plusieurs tarifications selon le plan choisi et les différentes formules qui répondent à vos besoins.
Le plan Gratuit à 0 €
Il permet d’exécuter jusqu’à 100 tâches par mois avec un délai de 15 minutes entre chaque exécution. Il inclut uniquement des Zaps simples limités à 2 étapes.
Le plan Starter proposé à 19,99 € par mois
Ce dernier offre 750 tâches et conserve un délai d’exécution de 15 minutes. Vous avez la possibilité de créer des Zaps multi‑étapes et d’utiliser des filtres.
Le plan Professional à 49 € mensuels
Il donne accès à 2 000 tâches avec un délai réduit à 2 minutes. Il inclut les webhooks, les paths (branches conditionnelles) et des outils de formatage avancé.
Le plan Team à 69,69 € par mois
Il permet plus de 50 000 tâches mensuelles avec une exécution toutes les minutes. Il ajoute des fonctions de collaboration, d’audit et de gestion des rôles.
Le plan Entreprise est disponible sur devis
Il offre un nombre illimité de tâches et un délai d’une minute ou moins. Il inclut des options avancées comme le SSO, le SLA, et l’hébergement dédié.
Nos solutions à portée de main
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Conclusion
Zapier est un outil no-code qui apporte un grand plus à votre entreprise : gain de temps, réduction des erreurs et intégration simplifiée entre des milliers d’applications.
Facile à prendre en main et simple d’utilisation, Zapier permet à tous, même sans compétences techniques, de personnaliser leurs workflows et de rester agiles face aux enjeux numériques. Vous optimisez la productivité en déléguant les tâches répétitives et en libérant vos équipes pour des missions à forte valeur ajoutée. L’automatisation Zapier devient indispensable pour améliorer l’efficacité et garantir la croissance pérenne de votre business.
