L’automatisation des tâches suit une évolution exponentielle : toujours plus puissante, toujours plus accessible et toujours plus abordable. Elle est aujourd’hui l’un des leviers les plus prometteurs pour le développement des entreprises.
Avec le développement des intelligences artificielles et leur intégration, tant au sein des solutions automatiques que dans leur mise en œuvre, l’automatisation des processus atteint aujourd’hui un stade inédit. Grâce à elle, chaque tâche monotone et répétitive peut être prise en charge automatiquement. Sur le papier, cela permet d’économiser des milliers d’heures : les processus sont plus fluides, le taux d’erreur diminue et la productivité grimpe en flèche.
L’automatisation représente une opportunité unique pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, leur charge de travail ou leur domaine d’activité.
Malgré cela, beaucoup d’entrepreneurs et de dirigeants peinent encore à voir l’intérêt de telles solutions, pensant qu’elles ne sont pas adaptées à leur entreprise, à leur activité ou à leur workflow. C’est une erreur stratégique que nous allons tenter de déconstruire, en explorant ensemble ce qu’est réellement l’automatisation, ainsi que ses avantages et ses inconvénients.
Définition de l’automatisation des process
L’automatisation consiste à remplacer une action manuelle, répétitive et récurrente par une solution automatique. Qu’il s’agisse de marketing, de ressources humaines, de comptabilité, de service client ou même de production, les tâches automatisées peuvent être plus ou moins complexes.
Il peut s’agir d’extraction et de remplissage automatique de données, de réponses automatisées, de création de rapports, de suivi de production ou d’indicateurs (KPI)...
Les applications de l’automatisation sont quasi illimitées et hautement adaptables. Conçues sur mesure pour s’intégrer parfaitement à chaque workflow, elles peuvent constituer un outil à part entière ou s’intégrer à un logiciel déjà existant (CMS, CRM, messagerie, tableur…) via API.
Chaque tâche répétitive et monotone peut être automatisée via une solution adaptée, et ce, quel que soit le contexte ou le domaine.
Les avantages de l’automatisation
En plus d’engendrer un impact mesurable en termes de rentabilité et de productivité, l’automatisation des process et des opérations d’une entreprise permet également de se concentrer sur les tâches essentielles au développement de l’activité.
La mise en place de solutions totalement autonomes ou à validation humaine permet de réduire drastiquement le taux d’erreur. Il en résulte un gain de temps et d’argent parfois conséquent. De plus, l’automatisation permet de collecter et de centraliser les données, améliorant ainsi le monitoring et facilitant l’identification claire des axes de progression et de développement à envisager.
Réduction du temps, des coûts et du taux d’erreur des tâches redondantes
C’est le principal avantage de l’automatisation. Les tâches redondantes et répétitives sont présentes dans tous les domaines. Qu’il s’agisse d’extraction et de report de données, de vérification des tâches réalisées, de service client ou de recrutement… ces tâches sont importantes, mais aussi rébarbatives. Elles sont propices à une baisse de vigilance et entraînent un taux d’erreur fatalement élevé.
Les solutions d’automatisation et de RPA peuvent accomplir des heures de travail répétitif en une poignée de secondes, avec un taux d’erreur souvent inférieur à 0,01 %. Un gain de productivité qui se répercute inévitablement sur la marge bénéficiaire de l’organisation.
Des processus plus fluides et adaptables
Une entreprise désorganisée, avec d’importants goulets d’étranglement dans ses processus, a fatalement du mal à soutenir une forte augmentation de cadence. En effet, les points de friction freinent la croissance : ils représentent une perte de temps, d’argent, voire la cause de conflits internes. De plus, ils se retrouvent fréquemment débordés en cas de montée en charge de l’activité.
Une solution automatique, sur mesure et fluide, peut absorber d’importantes variations dans le flux de données à traiter sans engendrer de tension supplémentaire.
Une meilleure expérience client et employé
Des processus complexes ou mal optimisés entraînent un taux d’erreur élevé, ce qui génère de la frustration aussi bien chez les collaborateurs que chez les clients. Comme un grain de sable dans une machine, une simple erreur peut enrayer tout un processus.
Les automatisations permettent de simplifier et de rationaliser les workflows tout en intégrant des étapes de vérification. Elles agissent comme des points de sécurité tout en laissant le contrôle au collaborateur. Elles permettent également de dégager du temps à consacrer aux initiatives à forte valeur ajoutée et au développement stratégique.
Une meilleure maîtrise des KPI
Grâce à la surveillance et à la collecte automatique de données permises par les solutions d’automatisation et de RPA, les entreprises bénéficient d’une compréhension plus fine et plus globale de chaque étape de leurs processus métiers.
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Les inconvénients de l’automatisation
Un coût initial parfois élevé
Le coût des solutions RPA et automatisées varie en fonction de la complexité de la solution, de son adaptabilité aux structures et logiciels existants, du flux et du type de données à traiter. Logiquement, plus la tâche à réaliser est complexe, plus le coût de l’automatisation sera élevé.
Néanmoins, l’automatisation implique un coût unique pour un fonctionnement 24 h/24 et 7 j/7. De plus, ces solutions sont évolutives et peuvent être modifiées en fonction des besoins. Même si l’investissement initial peut être important, une automatisation bien pensée et bien adaptée devient inévitablement rentable à moyen ou long terme.
La complexité de mise en œuvre et d’utilisation
La plupart du temps, les automatisations s’intègrent aux workflows et aux outils existants. Cependant, elles nécessitent parfois un temps d’adaptation et de prise en main. C’est un outil puissant qui peut poser plus de problèmes qu’il n’en résout s’il est mal modélisé ou mal utilisé.
Le risque de dépendance technologique
Une fois le système mis en place, l’entreprise et ses collaborateurs peuvent devenir dépendants de l’outil. Un bug ou un dysfonctionnement informatique peut désorganiser tout le processus auquel la solution est liée.
Un processus moins adapté aux cas particuliers
La rationalisation des tâches repose sur la standardisation des processus. Or, les anomalies, cas particuliers et exceptions qui sortent du cadre défini peuvent engendrer des perturbations.
La perte d’humanisation et les craintes associées
Le dosage dans l’utilisation des solutions automatiques est crucial, surtout dans les domaines en contact direct avec le client. L’automatisation des tâches liées au service client, au marketing ou à la vente doit être pensée et intégrée avec soin pour ne pas rendre l’interaction totalement impersonnelle.
De plus, la méfiance envers l’IA et les solutions automatiques grandit à mesure qu’elles deviennent accessibles. La peur de la perte de contrôle, du remplacement humain ou de la suppression d’emplois peut se faire sentir dans les équipes. Il est donc essentiel d’impliquer les collaborateurs dès le début et de valoriser leurs initiatives pour éviter les blocages internes.
En conclusion
L’automatisation, comme toutes les inventions industrielles depuis la révolution du même nom, est porteuse de progrès, rendant certains efforts et certaines tâches obsolètes. L’IA et les solutions d’automatisation RPA progressent à une vitesse vertigineuse et sont appelées à devenir incontournables, quel que soit le domaine. C’est un outil puissant et, en tant que tel, il doit être utilisé de manière raisonnée et rationnelle.
Une analyse fine des processus métiers et des workflows est nécessaire afin d’intégrer au mieux ces solutions et de profiter pleinement de leurs bénéfices. La bonne nouvelle ? Nous offrons l’étape d’analyse et de modélisation des workflows, ainsi que la première mise en œuvre.
Vous pensez que l’automatisation peut vous simplifier la vie et augmenter votre rentabilité ? Ou au contraire, vous avez du mal à y croire ?
Dans les deux cas, il suffit de nous contacter pour en avoir le cœur net !