L’automatisation vise à remplacer les tâches répétitives, redondantes et chronophages par des solutions automatiques. Beaucoup de secteurs peuvent bénéficier de telles solutions, et parmi eux, les ressources humaines. La gestion du recrutement, de la communication et de la mobilité interne, ainsi que l’administration du personnel génèrent un flux de données important.
En permettant le traitement automatique de ces données, les solutions d’automatisation pour les tâches RH permettent d’économiser un temps précieux, d’augmenter la productivité et le bien-être des collaborateurs. Dans le même temps, elle vise à assurer la conformité des documents et à minimiser le risque d’erreur.
Vous voulez améliorer le fonctionnement de vos postes RH ? Voici notre guide pour bien démarrer, avec une liste des tâches qui peuvent être améliorées.
Automatisation des ressources humaines : par où commencer ?
C’est une question qui revient souvent : lorsque l’on cherche des solutions d’automatisation, par où commencer ? Les tâches RH qui peuvent être automatisées sont nombreuses. Cependant, il faut savoir qu’il n’existe pas de solution unique qui s’applique à tous les cas.
Les solutions d’automatisation RH doivent s’intégrer dans votre workflow. Il faut avant tout repérer les points de friction : les tâches les plus répétitives, les plus chronophages et celles qui génèrent le plus d’erreurs.
Pour identifier ces tâches, il est essentiel de réaliser une analyse des processus métiers afin de mettre en évidence chaque point de blocage, de suivre chaque étape et de mettre en place des solutions rationnelles et sur mesure.
Quelles tâches RH peuvent être automatisées ?
Pour vous aider à repérer les points d’amélioration de vos services, nous vous avons préparé une liste des segments ou des workflows le plus souvent automatisables et dont l’automatisation est la plus rentable.
L’automatisation du processus de recrutement
Le processus de recrutement est souvent décrit comme lent et rébarbatif. L’automatisation représente une opportunité pour les entreprises souhaitant améliorer leurs recrutements et réduire le temps d’attente. Selon le World Economic Forum, 90 % des employeurs ont déjà utilisé des systèmes automatiques pour filtrer ou classer les candidatures, mais les opportunités d’automatisation ne se limitent pas à cela.
En effet, une automatisation RPA utilisant l’IA peut grandement améliorer le processus d’embauche à plusieurs niveaux. Depuis la création d’offres d’emploi jusqu’à la planification des entretiens, en passant par le suivi des candidats, elle permet de gagner du temps, d’affiner la sélection des profils et de leur garantir un parcours d’embauche plus fluide.
Création d’offres d’emploi automatisées
Aujourd’hui, tout le monde connaît la puissance des IA génératives. En renseignant correctement les missions et le profil attendu pour le poste, l’IA peut générer une offre d’emploi solide et attrayante permettant d’attirer de nouveaux talents en quelques secondes.
Le tri des candidatures
Une offre d’emploi peut générer beaucoup de candidatures, mais elles ne correspondent pas toujours aux profils recherchés. Par ailleurs, beaucoup d’employeurs et de services RH regrettent de ne pas avoir le temps de répondre à toutes les candidatures.
L’utilisation d’une automatisation sur mesure peut non seulement trier et classer les dossiers de candidatures selon plusieurs critères (expérience, diplôme, complétude du dossier, etc.) mais également envoyer des réponses personnalisées aux candidats.
Selon une étude de l’Université Cornell, un modèle basé sur les LLM (Large Language Models), conçu pour la sélection de CV, s’est révélé 11 fois plus rapide que la méthode manuelle, avec un taux de précision de 87,7 %.
Planification des entretiens
Les solutions d’automatisation RH peuvent simplifier la planification des entretiens en :
- Coordonnant les agendas et les disponibilités ;
- Générant des invitations à tous les intervenants ;
- Envoyant des rappels automatiques pour éviter les oublis.
Les chatbots alimentés par l'IA sont aussi utilisés pour répondre aux questions des candidats en temps réel, gérer leur suivi, et même programmer les entretiens automatiquement. Un exemple marquant est l’entreprise de restauration américaine Chipotle. Grâce à un chatbot IA, la firme a presque doublé ses candidatures, faisant passer le taux d’achèvement de 50 % à plus de 85 % et a réduit le délai entre la candidature et la première journée de travail de 12 à 4 jours.
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Intégration des nouveaux employés (onboarding)
Selon une étude réalisée en 2022, 22 % des démissions ont lieu durant trois premiers mois dans l’entreprise. La réussite et la fluidité de l’accueil des nouveaux arrivants sont souvent déterminants pour l’engagement, la fidélisation et la productivité future des collaborateurs. L’automatisation de l’onboarding permet d’améliorer l’expérience collaborateur tout en simplifiant le parcours d’intégration.
Collecte et gestion des documents administratifs
La collecte, la vérification et le tri des documents administratifs (pièces d’identité, justificatifs, RIB…) nécessaires à l’embauche demandent habituellement plusieurs relances et sont fréquemment sources d’erreurs. En créant une solution sur mesure qui s’occupe de centraliser, de vérifier et de lasser les documents dans les dossiers collaborateurs, vous réduisez les délais de traitement et les erreurs associées, tout en améliorant leur organisation.
Préparation du poste de travail et des accès informatiques
Dans les métiers de bureau, l’arrivée de nouveaux collaborateurs est généralement synonyme de nouveaux droits d’accès aux différents espaces et outils. La mise en place de solutions RH automatisées permet la création instantanée des différents accès en un simple clic, accélérant ainsi la mise en productivité des nouveaux arrivants.
Planification des étapes d’intégration
Les premières semaines d’un nouveau collaborateur sont souvent rythmées par des rendez-vous (RH, manager, parrain, formations obligatoires, médecine du travail…). Mettre en place des solutions automatiques permet de fluidifier ce processus en :
- Générant un planning d’intégration personnalisé selon le poste ;
- Invitant automatiquement les parties concernées aux différentes étapes ;
- Gérant les notifications de rappel pour limiter les oublis.
Gestion des notes de frais
La gestion et le traitement des notes de frais sont des tâches administratives incontournables pour de nombreux domaines. Néanmoins, entre les justificatifs perdus ou abîmés, les erreurs de saisie, les oublis et les validations tardives, la gestion des notes de frais est souvent source de mécontentement.
Les automatisations sur mesure peuvent apporter une réponse adaptée à l’organisation et aux besoins de l’entreprise, pour fluidifier le traitement des demandes et à simplifier chaque étape du processus.
Déclaration de notes de frais personnalisée
Traditionnellement, les collaborateurs doivent remplir des formulaires papier ou digitaux pour que leur demande de remboursement soit traitée. La mise en place d’un système de soumission et de remplissage automatique de formulaires par photo ou e-mail, avec reconnaissance OCR, permet de simplifier grandement le processus.
Il suffit de prendre en photo le justificatif et de l’envoyer à l’adresse e-mail à laquelle l’automatisation est connectée pour que la solution RH remplisse automatiquement le formulaire. Cette automatisation réduit considérablement le temps de saisie manuelle et les risques d’erreurs. De plus, elle élimine la nécessité de conserver physiquement les justificatifs, réduisant ainsi les pertes de documents.
Validation par workflows automatisés
La validation manuelle peut vite devenir un goulot d’étranglement : chaque note doit être vérifiée selon les plafonds, les catégories ou encore la politique interne.
Plus le nombre de factures est important et plus l’on souhaite rapidement les traiter, plus le risque d’erreur augmente. Les systèmes automatisés permettent de vérifier la conformité en temps réel, d’identifier les doublons ou les fraudes potentielles et d’envoyer les demandes au bon valideur selon des règles prédéfinies. Grâce à cela, les processus sont nettement plus rapides et fiables.
Intégration comptable et remboursement
Tout autant que la déclaration, l’intégration des notes de frais à la comptabilité peut être longue et source d’erreurs. L’écriture comptable automatique peut être générée afin de réduire le temps de traitement et les erreurs. Elle peut également prendre en charge la transmission des données au logiciel de paie et la constitution de rapports pour permettre un suivi budgétaire et fiscal sûr et rigoureux.
Reporting et optimisation des coûts
L’une des tâches les plus utiles et pourtant les moins souvent réalisées est le suivi des données de facturation dans le temps. La mise en place de solutions d’automatisation RH dans la gestion des notes de frais permet d’offrir une meilleure visibilité sur les dépenses professionnelles.
En effet, ce type de solution permet la génération automatique de statistiques individuelles, par équipe, par projet ou par type de dépense. Cela permet d’identifier précisément les postes de dépenses les plus importants afin d’anticiper et de maîtriser les coûts.
La gestion des congés et des absences
La gestion des congés et des absences est un processus essentiel pour assurer la continuité, la bonne marche de l’entreprise et l’équilibre au sein des différentes équipes. Cependant, dans de nombreuses entreprises, c’est une tâche qui est encore traitée manuellement et qui génère autant de complexité que de mécontentement.
En effet, il n’est pas rare de lire des avis négatifs de la part de collaborateurs ou d’anciens collaborateurs au sujet de départs en congé non anticipés et non remplacés. Ou encore, d’erreurs sur la déclaration des absences générant un déficit sur la prise en charge de l’assurance maladie.
L’automatisation sur mesure et personnalisée permet de rendre ce processus fluide, transparent et équitable, tout en offrant aux RH et aux managers une meilleure visibilité.
Centralisation et remplissage automatique des demandes de congés
Lorsque les demandes sont gérées via e-mail ou via des tableaux Excel, l’approche des périodes de forte activité (été, fêtes de fin d’année) peut devenir un véritable casse-tête. Une solution automatisée permet aux collaborateurs de soumettre leurs demandes en ligne via un portail dédié, qui vérifie et met à jour automatiquement les droits restants (congés payés, RTT, récupération, etc.).
Validation simplifiée pour les managers
Vérifier manuellement chaque demande par rapport aux plannings collectifs est chronophage et source d’erreurs. Une solution de gestion des congés automatisée centralise les demandes sur un calendrier interactif avec une vue d’ensemble. Les managers peuvent alors valider ou rejeter les demandes en un clic, en s’appuyant sur des règles prédéfinies (priorités, seuils, couverture d’équipe).
Cela accélère les décisions, évite les chevauchements et assure une meilleure couverture des équipes.
Intégration automatique au planning et à la comptabilité
Les absences doivent apparaître en même temps sur les plannings des managers et être comptabilisées par les services RH. L’intégration automatique permet de synchroniser les absences avec les logiciels de planification, de générer les informations nécessaires pour la paie (ex. retenues pour absence non justifiée) et de produire des rapports consolidés pour la direction.
Évaluation annuelle des collaborateurs
L’évaluation annuelle peut être un moment clé dans la vie d’une entreprise et de ses collaborateurs. Elle permet de :
- Faire le point sur les performances ;
- Définir les objectifs de chaque partie ;
- Rendre compte des montées en compétences ainsi que des perspectives d’évolution.
Mais sans outil de saisie automatique, de centralisation et de visualisation globale, la tâche reste fastidieuse et l’exploitation des données est souvent lacunaire.
Collecte et centralisation automatique des données
Fini les comptes rendus incomplets ou imprécis. Grâce à la mise en place d’une solution automatisée alimentée par l’IA, les entretiens sont enregistrés et leur compte rendu est réalisé en temps réel. Celui-ci est ensuite automatiquement transmis aux collaborateurs, aux services RH et aux managers. Tous les documents sont classés et archivés de manière normalisée et disponibles à tout moment.
Suivi des objectifs et des accomplissements des collaborateurs
L’évolution des sciences du management montre une transition claire vers des méthodes plus souples et centrées sur le développement. De 2016 à 2019, l’usage des évaluations annuelles est passé de 82 % à 54 % des entreprises, en raison d’un virage vers l’évaluation continue.
Les entreprises qui adoptent ce modèle de feedback continu constatent :
- +40 % d’engagement chez les collaborateurs ;
- Une amélioration de la performance globale de 26 %.
Par ailleurs, celles qui proposent un feedback régulier voient un taux de turnover réduit de 31 %, et 85 % des salariés se sentent davantage engagés.
Visualisation RH des résultats
Grâce à la centralisation des informations, les services RH disposent d’une vision optimale des évaluations annuelles de l’ensemble des collaborateurs. Cela permet une gestion plus efficace des compétences en fonction de l’évolution des talents.
L’automatisation : l’avenir des tâches RH
Avec la multiplication des solutions automatiques et les nouvelles possibilités offertes par la puissance des intelligences artificielles, il y a fort à parier que le visage des postes tels que les ressources humaines est amené à changer durant les prochaines années.
En effet, ce type de solution, permettant la mise en place de systèmes sur mesure afin d’offrir un accompagnement personnalisé et une plus grande souplesse structurelle aux collaborateurs, laisse entrevoir un changement radical dans le rapport entre employés et RH.
Dans le même temps, la mise en place de solutions complètes pour automatiser les fonctions RH — englobant le recrutement, l’onboarding, la gestion des performances, la paie et toutes les tâches RH — permet de disposer d’un flux transparent de données, ouvrant la voie à une anticipation plus sereine de l’évolution des entreprises grâce à des analyses prédictives sourcées et fiables.
Quelles sont les solutions d’automatisation RH dont vous avez besoin ?
L’organisation et la gestion des ressources humaines sont des domaines complexes. Bien que certaines tâches soient incontournables, les workflows par lesquels elles sont menées peuvent varier en fonction du domaine et de l’organisation interne de votre entreprise.
Dans ce domaine, comme dans celui de la comptabilité ou du marketing, l’automatisation représente une opportunité non négligeable. Bien menées et correctement intégrées, les solutions d’automatisation RPA et IA permettent de gagner du temps, d’augmenter les performances et d’améliorer les KPI d’une entreprise.
Vous aussi, vous souhaitez en profiter, mais vous ignorez par où commencer ? La première étape de votre projet d’automatisation commence en nous contactant. Nous étudions gratuitement vos processus de gestion RH et réalisons l’audit de vos KPI pour mettre en place des solutions automatiques, performantes et rentables.
