Nous avons abordé la question de l’automatisation des RH et de la comptabilité dans nos précédents articles. Au croisement des deux disciplines, nous allons spécifiquement traiter la question de l’automatisation de la gestion de la paie. Beaucoup pensent encore que les technologies d’automatisation sont un luxe, une solution réservée uniquement aux grandes entreprises.
Mais nous verrons qu’entre l’édition des bulletins, les déclarations sociales et les processus de gestion de la paie, les tâches automatisables sont nombreuses. Aussi nombreuses que les solutions de logiciels SIRH et d’automatisation RPA ou IA.
Une solution automatique, qu’elle soit logicielle ou sur mesure de ces tâches, est un réel avantage.
Nous allons voir quelles sont les solutions qui s’offrent à vous, leurs bénéfices et comment les mettre en place.
Automatiser la gestion de la paie : pourquoi ?
La gestion de la paie fait partie des workflows les plus complexes en termes de gestion administrative. Il faut notamment :
- Traiter un large flux de données ;
- Respecter des échéances strictes ;
- Produire des livrables et gérer les envois ;
- Prendre en compte les lois et conventions collectives ;
- Gérer les flux monétaires.
Concrètement, l’ensemble des tâches composant le processus de gestion des fiches de paie comprend de nombreuses étapes. Il doit prendre en compte énormément de données et peut être source de problèmes : stress, erreurs, manque de conformité, retards… entraînant un mécontentement aussi bien chez les équipes RH que chez les autres employés.
La mise en place de solutions automatisées permet justement de pallier cela, en prenant en charge une partie ou l’ensemble du processus de gestion de la paie.
Mettre en place une automatisation : comment faire ?
La mise en place d’une solution automatique pour la gestion des fiches de paie fonctionne comme pour les autres types d’automatisation. La première étape consiste à identifier vos besoins : examiner les différentes tâches et les processus internes qui constituent votre gestion de paie, puis identifier les points qui prennent le plus de temps et qui génèrent le plus d’erreurs.
Cela peut concerner :
- Les différentes saisies manuelles (heures supplémentaires, primes, congés payés, arrêts maladie, absences…) ;
- Les différents calculs : cotisations sociales, charges patronales, prélèvement à la source, plafonds de sécurité sociale, avantages en nature… ;
- L’édition et la distribution des fiches de paie, etc.
Ensuite, il faudra choisir le logiciel de paie qui conviendra le mieux à votre entreprise. Pour cela, étudiez les points forts des différentes solutions envisageables, leurs modes de fonctionnement et leurs coûts, en les mettant en regard des économies qu’il est possible de réaliser.
Une fois la solution choisie, s’il s’agit d’un logiciel RH, il faudra réaliser le paramétrage du logiciel et l’intégration des données.
S’il s’agit d’une solution sur mesure, bien souvent, il n’y aura rien de plus à faire que de vous mettre au travail !
Les logiciels de gestion de paie les plus populaires
Il existe plusieurs logiciels de gestion RH qui prennent en charge non seulement la gestion de la paie, mais également d’autres missions liées aux ressources humaines. On appelle ces logiciels des SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines).
Ils proposent notamment :
- Un socle RH qui centralise et met à jour les données RH ;
- Des calendriers collaborateurs, suivant automatiquement le temps de travail, les absences, les heures supplémentaires et permettant également l’organisation du télétravail et du travail hybride ;
- Le suivi des évaluations annuelles, avec un suivi des performances, des demandes et de l’avancement des formations ;
- Le recrutement, pour suivre et fluidifier le processus depuis le premier contact jusqu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs ;
- La gestion des dépenses professionnelles : notes de frais, factures, ainsi que les comptes et cartes bancaires professionnelles.
Lucca : le SIRH tout-en-un
Lucca est un logiciel SIRH tout-en-un, qui met en avant son ergonomie colorée, efficace et conviviale. Avec 13 logiciels, Lucca permet une prise en charge complète du pôle RH, divisé en thématiques :
- Les dossiers collaborateurs ;
- L’activité et le temps ;
- Les talents ;
- La paie et la rémunération ;
- Les dépenses professionnelles ;
Côté paie et rémunération, le logiciel RH prend en charge l’ensemble du processus de paiement :
- Le pilotage de la rémunération, de la collecte automatique des EVP aux campagnes de revue salariale ;
- Une solution d’aide à la préparation et à la distribution dématérialisée des bulletins de paie ;
- L’intégration automatique des titres-restaurants et autres avantages ;
Complet et ergonomique, les solutions offertes par Lucca sont déjà utilisées par plusieurs entreprises de renom.
Côté tarifs, les formules proposées par le site sont intéressantes, car elles reposent sur des abonnements « à la carte » permettant de sélectionner les fonctionnalités souhaitées. On y trouve également une offre préconstruite spécialement destinée à l’automatisation de la gestion de la paie.
Bizneo RH : un logiciel complet et modulable
Bizneo est un logiciel SIRH complet proposant 16 modules d’automatisation distincts. L’ambition est de permettre aux entreprises de créer un système évolutif sur mesure, parfaitement adapté aux besoins de chacune.
Ces modules sont répartis en quatre grandes thématiques :
- La gestion des talents ;
- La gestion du personnel ;
- La gestion du temps ;
- Autres : regroupant des modules permettant d’automatiser des tâches au-delà des seules missions RH.
Côté paie, Bizneo propose des solutions complètes permettant de simplifier la préparation des salaires, en intégrant les changements aussi bien au niveau des emplois du temps que des normes. Il propose également une personnalisation qui s’adapte aux politiques salariales. Sans oublier la communication et le partage automatique des données vers divers logiciels de paie tels que Silae, a3innuva, Sage 200, Epsilon, Nivel IV ou e-OER.
Solution SIRH complète, Bizneo tire son épingle du jeu grâce à son adaptabilité et à la proposition de modules dépassant le cadre strictement RH. Déjà utilisé par plusieurs grandes sociétés, ses tarifs sont proposés par gammes, regroupant plus ou moins de fonctionnalités selon les formules d’abonnement choisies.
Kelio : la centralisation des tâches RH
Kelio se définit comme un logiciel RH global. L’idée est de centraliser l’ensemble des tâches RH directement dans l’application. Il propose notamment :
· Onboarding et portail RH ;
· Suivi des temps et planification ;
· Emplois, compétences, entretiens, formation et recrutement ;
· Paie et notes de frais.
Côté paie, le logiciel propose des solutions de gestion et d’automatisation en ligne, avec des mises à jour réglementaires et conventionnelles en temps réel. Il permet également la génération des bulletins, des déclarations et des documents de paie et met à disposition un espace sécurisé pour l’entreprise et ses salariés. Totalement en ligne, le logiciel prévoit le stockage et l’archivage des données de paie sur un hébergement Cloud hautement sécurisé.
En revanche, la plateforme ne communique aucun tarif directement sur le site. Les tarifs d’utilisation sont établis sur devis, en fonction des besoins individuels de l’entreprise et du volume de données à traiter.
Les automatisations sur mesure
Contrairement aux solutions préconstruites telles que celles présentées plus haut, les solutions d’automatisation sur mesure sont des programmes conçus dans le seul but de répondre à des besoins précis.
Ici, pas de nouvelle interface, pas de changement d’habitudes, pas de téléversement de données vers de nouvelles plateformes.
Les solutions automatiques, basées sur des systèmes de RPA et d’automatisation intelligente (reposant sur l’IA), sont conçues pour améliorer vos workflows. Elles automatisent les tâches répétitives et redondantes (extraire des données à partir de documents, détecter les erreurs, répondre aux questions des employés, etc.)
Quelques exemples d’automatisation sur mesure
Ce qui est intéressant avec les systèmes d’automatisation sur mesure, c’est que les applications sont quasi illimitées. En fonction de votre workflow et de vos besoins, toutes les solutions imaginables peuvent être mises en œuvre. Parmi les plus courantes dans le domaine de la gestion de la paie, on retrouve :
Collecte et saisie automatique des variables de paie
Une tâche souvent chronophage et source d’erreurs, qui peut être remplacée par une solution RPA couplée à une IA. Celle-ci récupère les données nécessaires (heures supplémentaires, absences, notes de frais) via votre moyen de suivi habituel (Excel, e-mail, PDF…) et met à jour automatiquement les informations dans votre logiciel de paie.
Pré-contrôle et validation des paies
La vérification manuelle des données est synonyme de temps perdu et souvent d’erreurs. Une solution sur mesure peut se charger de comparer automatiquement les heures de travail prévues et les heures saisies en temps réel, et générer une alerte lorsqu’une anomalie est détectée (ex. : un salarié payé 200 heures alors que son contrat est de 151 h).
Production des fiches de paie
La production de fiches de paie est encore souvent réalisée manuellement dans les TPE ou les PME. Cette génération peut entièrement être déléguée à une solution automatique. Le système se charge du pilotage du logiciel de paie, de la vérification ainsi que de l’envoi automatique aux salariés par e-mail ou via un coffre-fort sécurisé. Elle peut également gérer le classement en dossiers d’archives internes ou cloud.
Gestion des déclarations sociales (DSN)
Les DSN sont obligatoires chaque mois et particulièrement sensibles aux erreurs. Une solution automatique peut se charger de la connexion au portail Net-entreprises, du dépôt des fichiers DSN, de la récupération des accusés de réception, du contrôle de la cohérence des informations ainsi que de l’indexation et de l’archivage des documents légaux devant obligatoirement être conservés.
La prise en charge des demandes du personnel
Il est également possible de mettre en place un chatbot IA intelligent qui dispose de toutes les données de l’entreprise afin de répondre automatiquement aux salariés : « Quand vais-je recevoir ma fiche de paie ? » ; « Comment lire ma fiche ? »…
Il peut également interagir avec différentes plateformes, recevoir des documents, en extraire les données et les classer.
Combien coûte une automatisation IA ou RPA ?
Il est difficile de donner un prix précis pour les solutions IA ou RPA. En effet, le coût dépend avant tout des paramètres de la solution souhaitée. De la complexité de la tâche à réaliser et de l’importance du flux de données à traiter
Les solutions IA et RPA reposent sur l’assemblage de plusieurs bots ou IA, chacun prenant en charge une tâche précise. Par exemple : un robot effectue les copier-coller, un autre ouvre les différents dossiers, etc.
Plus une tâche est importante en termes de volume ou nécessite un grand nombre de robots, plus la solution sera coûteuse.
Mais l’avantage est que la solution vous appartient entièrement : une fois mise en place, elle entraîne peu ou pas de frais de fonctionnement, et ses conditions d’utilisation ne risquent pas de changer du jour au lendemain.
Logiciel de gestion RH VS solutions automatisées sur mesure
Les deux solutions ont leurs avantages et leurs inconvénients. En général, les logiciels SIRH sont utilisés pour leurs solutions clés en main. Ils fournissent un cadre légal toujours à jour avec les évolutions.
Les automatisations sur mesure sont souvent utilisées par les très grandes entreprises qui veulent un outil qui leur correspond à 100 %. Ou à l’inverse, par les PME et TPE qui ne souhaitent pas changer d’outils, mais seulement réduire leur temps de travail et se débarrasser des tâches contraignantes et répétitives.
Résumé des avantages et des inconvénients
- Logiciels de paie (SIRH du marché) ;
- Automatisations sur mesure (RPA + IA) ;
Avantages.
- Prêts à l’emploi, déploiement rapide ;
- Conformité légale intégrée (barèmes, DSN ) ;
- Support éditeur (assistance, mises à jour) ;
- Écosystème complet RH (paie, recrutement, notes de frais, etc.) ;
- Crédibilité et sécurité ;
- Adaptation totale au workflow existant ;
- Pas d’interface supplémentaire (s’intègre aux outils déjà utilisés) ;
- Flexibilité et évolutivité rapide ;
- Réduction maximale des erreurs (saisie, contrôles intelligents) ;
- ROI rapide sur les tâches répétitives ;
- Amélioration de l’expérience employé (chatbots, envoi automatique des fiches).
Inconvénients
- Rigidité face aux cas très spécifiques ;
- Coûts récurrents (abonnements, modules) ;
- Dépendance à l’éditeur ;
- Courbe d’apprentissage pour les équipes ;
- Intégrations limitées avec certains outils
- Coût initial pluticiper en cas de forte croissance.
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SIRH et automatisation : pourquoi choisir ?
On pense souvent qu’il faut choisir entre l’une ou l’autre solution. Mais ce n’est pas le cas : les deux fonctionnent très bien en complémentarité.
Les logiciels SIRH ou logiciels de paie fournissent un cadre solide : ils centralisent les données, assurent la conformité légale, la DSN… Mais ils n’évitent pas certaines tâches répétitives et chronophages telles que les imports et les exports récurrents de données.
C’est là que la solution sur mesure entre en jeu : elle se greffe à votre logiciel SIRH, fait le pont entre lui et d’autres logiciels et simplifie la vie de vos collaborateurs.
En d’autres termes, il y a tout à gagner à profiter des points forts des deux solutions. En les cumulant, pas besoin de multiplier les outils. L’utilisation est plus simple, la solution est plus souple : elle s’adapte parfaitement à vos besoins et à ceux de vos collaborateurs.
Faites confiance aux professionnels pour vos automatisations
Vous n’utilisez pas de SIRH et souhaitez gagner du temps sur son installation ? Vous cherchez une solution à part qui vous appartient vraiment ? Ou bien vous en utilisez déjà une, mais certaines tâches répétitives vous prennent trop de temps et engendrent trop d’erreurs ?
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