La prospection commerciale fait partie des bases de la stratégie de beaucoup d’entreprises. Mais c’est aussi l’une des tâches les plus chronophages. Face à la saturation des canaux de prospection, les coûts d’acquisition des nouveaux prospects ne cessent d'augmenter, s'ajoutant à la pression financière grandissante à laquelle font face les entreprises.
Dans ce contexte, les progrès de l’intelligence artificielle et leur intégration dans un workflow automatique offrent une opportunité non négligeable, déjà comprise par bon nombre d’entreprises. Selon une étude du célèbre CRM HubSpot réalisée en 2024, 68 % des professionnels prévoyaient d’inclure l’IA à leurs outils de vente.
Dès lors, l’automatisation de la prospection commerciale apparaît comme l’un des prérequis pour ne serait-ce que se maintenir dans la course. Néanmoins, l’automatisation doit suivre quelques règles : automatiser trop vite ou mal peut dégrader la qualité de la relation commerciale.
Qu’est-ce qu’un workflow de prospection automatisé ?
Workflow : définition
Un workflow automatisé est un ensemble d’actions initiées automatiquement selon des déclencheurs prédéfinis.L’objectif est de mettre en place des scénarios automatiques ayant pour but de remplacer les tâches répétitives et manuelles du quotidien.
La prospection commerciale
La prospection commerciale est un domaine qui réunit l’ensemble des actions menées afin d’identifier, contacter et convertir de nouveaux clients. Pour le dire simplement, elle a pour but de générer des opportunités de vente et d’alimenter le pipeline commercial.
Les possibilités des workflows automatisés
Un workflow de prospection automatisé désigne donc la mise en place d’actions automatiques ayant pour but de générer des opportunités de vente et d’alimenter le pipeline commercial. Elle englobe :
- La recherche et l’identification des prospects via les différents canaux d’acquisition,
- La segmentation et le classement des prospects selon le secteur d’activité, les besoins, le potentiel d’achat…
- L’enrichissement des contacts, qui consiste à rassembler le plus de données possibles sur les leads potentiels,
- La personnalisation du contact : envoyer le bon message par les bons canaux aux bons prospects,
- Le suivi du prospect tout au long du cycle de vente,
- Le reporting et l’analyse des résultats dans le but d’améliorer sans cesse ses KPI.
Pourquoi automatiser sa prospection commerciale ?
Selon le segment que vous choisirez, il peut y avoir une ou plusieurs raisons qui poussent les entreprises à automatiser leur prospection commerciale.
Le gain de temps
C’est l’avantage primordial de toute automatisation. La réalisation de tâches de manière automatique réduit les actions manuelles à accomplir, libérant les équipes des tâches répétitives.
Augmenter le nombre de leads
L’automatisation des workflows de prospection permet d’augmenter l'efficacité de vos prospections : vous traitez un plus grand nombre de messages, sans risque d’oubli, et vous pouvez itérer vos campagnes pour les perfectionner à chaque itération.
Diminuer les coûts des leads
L’automatisation des prospections augmente le nombre de contacts créés tout en diminuant le temps nécessaire à chaque contact. Les coûts liés à l’activité s’en trouvent donc réduits.
Améliorer la qualité des contacts
En récoltant le maximum d’informations sur vos prospects, vos prospections ont de meilleures chances de conversion et de fidélisation.
Les erreurs à éviter pour une prospection réussie
L’automatisation doit se faire de manière rationnelle : une automatisation mal configurée ou appliquée au mauvais endroit peut produire l’effet inverse de celui recherché.
Pour que vos campagnes soient en phase avec vos objectifs, il faut veiller à respecter plusieurs points.
Ne pas Personnaliser les messages
Un message impersonnel ou trop générique risque d’être perçu comme un spam, ce qui réduit le taux de délivrabilité de vos messages ainsi que le taux d’engagement.
Ne pas connaître les règles RGPD
Le respect du RGPD est primordial pour que votre communication reste dans la légalité. Les contacts en B2B ou B2C doivent respecter leurs règles RGPD propres qu’il vous incombe de connaître et d’appliquer.
Surcharger ses prospects
Pour être efficace, la prospection doit être courte, claire et percutante. Envoyer trop de messages à vos prospects, dans des délais trop rapprochés, risque de produire plus de désabonnements et une image plus négative que de vous rapporter des leads.
Ne pas tenir compte des KPI
Automatiser ne veut pas dire que la prospection se fait toute seule, ni que vos prospections seront parfaites. Un mauvais message ou des indicateurs trop bas constituent toujours une perte. Il faut surveiller :
- le taux d’ouverture
- le taux de clic
- le taux de réponse
- le taux de conversion
…et sans cesse améliorer votre stratégie.
Les bonnes pratiques pour réussir votre prospection commerciale automatisée
Comme on l’a dit, une prospection commerciale réussie doit suivre quelques règles de rationalisation afin d’être pleinement efficace. En suivant de simples recommandations et en les adaptant à vos cas particuliers, vous pourrez tirer pleinement parti de l’automatisation :
Tester vos messages et vos automatisations avant le lancement
Conseil utile surtout pour les débutants ou pour les nouvelles campagnes : tester votre message sur un groupe réduit, pour ne pas envoyer un message qui ne fonctionne pas à tous vos prospects. Et testez toujours vos automatisations, pour vous assurer que vos prospects ne reçoivent pas vos messages en quatre exemplaires… ou bien pas du tout.
Automatisez progressivement par étapes
Il ne sert à rien de tout automatiser d’un coup, autrement vous risquez :
- De perdre la maîtrise de votre workflow, ce qui fera perdre du temps et accumulera les erreurs.
- D’automatiser des segments qui n’auraient pas dû l’être, faisant perdre du naturel à votre campagne de prospection.
- De réduire la rentabilité de votre communication : l’automatisation vous fait gagner du temps, mais elle a également un coût ; il faut que le temps gagné soit supérieur au coût de l’automatisation.
Soigner la cadence, la personnalisation et la segmentation
Même automatisée, la prospection suit toujours les mêmes buts : le bon message, aux bonnes personnes, au bon moment, par les bons canaux.Soigner tous les aspects de vos campagnes et analyser vos KPI en continu est la clé d’une prospection automatique réussie.
Respecter les règles RGPD et stopper la communication au bon moment
Contacter un prospect qui n’a pas sollicité de communication, qui a déjà répondu ou, pire, qui a demandé à ne plus être contacté peut entraîner de nombreuses répercussions néfastes :
- Amendes de la CNIL
- Mauvais avis
- Un surplus de travail pour votre service client
Un workflow efficace doit toujours inclure un stop-trigger dès qu’un prospect répond, se désinscrit ou montre un signe explicite de désengagement.
Nous sommes là pour vous accompagner vers l’automatisation de la prospection commerciale
L’automatisation de la prospection commerciale n’est plus un luxe, ni une expérimentation technologique : c’est une nécessité stratégique pour rester compétitif dans un environnement où les coûts d’acquisition augmentent et où chaque interaction compte.
Bien mise en place, elle permet de multiplier les opportunités, d’améliorer la qualité des échanges, de réduire la charge mentale des équipes et de concentrer les efforts humains là où ils apportent réellement de la valeur : la relation, le conseil et le closing.
Mais une automatisation efficace ne s’improvise pas. Elle doit être pensée pour votre entreprise, vos process, vos cibles, votre cadence, vos outils et vos contraintes. Une séquence mal configurée peut nuire à votre image, dégrader vos performances et créer plus de problèmes qu’elle n’en résout.
Dans notre agence d'automatisation sur-mesure, nous concevons des systèmes pragmatiques, intelligents et conformes au RGPD, capables d’identifier vos prospects, de les qualifier, de personnaliser vos messages et d’automatiser l’ensemble du cycle de prospection, sans jamais sacrifier la qualité de la relation commerciale.
