Vous en avez assez de perdre du temps sur vos tâches répétitives et vous avez décidé de vous lancer dans l’automatisation ? Avec une connaissance limitée des différents langages de programmation, vous vous tournez vers l’automatisation no-code et vous souhaitez savoir ce que vaut Power Automate ?
Cette plateforme, développée par Microsoft, attire naturellement l’attention. Si vous utilisez déjà de nombreux outils de la suite Microsoft dans un cadre professionnel, la promesse d’une intégration fluide entre ces services est séduisante. Mais est-ce vraiment une bonne idée d’utiliser une solution Microsoft pour vos automatisations ?
Nous avons testé la plateforme pour vous et vous partageons notre ressenti !
Power Automate : qu’est-ce que c’est, pour quoi faire, et comment ça marche ?
Une application d’automatisation de workflows développée par Microsoft
Power Automate, connu sous le nom de Microsoft Flow jusqu’en 2019, est une plateforme d’automatisation no-code développée par Microsoft. Elle fait partie de la gamme des produits Microsoft Power Platform, aux côtés d’autres applications comme Power Apps et de Power BI, des plateformes dédiées au développement low-code et à l’analyse de données.
En tant qu’application SaaS, Power Automate a pour objectif de fournir une interface vous permettant de créer des workflows automatiques sans avoir besoin de connaissances poussées en code. À ce titre, elle appartient à la même famille d’outils que Zapier, Make ou n8n.
L’automatisation de workflows sans code
Beaucoup de personnes peinent encore à comprendre ce qu’est l’automatisation de workflows no code. Synthétiquement, il s’agit de remplacer des tâches bureautiques répétitives et chronophages par des bots assemblés en systèmes.
Comme nous l’avons expliqué dans plusieurs articles comme celui sur les automatisations AI & RPA, les automatisations peuvent être plus ou moins complexes, mais elles ont toujours pour objectif d’améliorer l’efficacité des opérateurs en leur faisant gagner du temps.
S’agissant du no-code, la plateforme Power Automate vous permet de réaliser ces automatisations via une interface visuelle, en créant vos automatisations via un système de glisser-déposer (drag and drop).
Qui peut utiliser Power Automate ?
Sur le papier, les applications d’automatisation de workflows no code peuvent être utilisées par tous types d’organisations. Leurs usages vont de la réponse automatique aux e-mails au calcul automatisé de variables, en passant par l’extraction et le suivi de données.
Selon votre domaine professionnel, que vous soyez auto-entrepreneur ou que vous fassiez partie d’une organisation regroupant plusieurs centaines de collaborateurs, vous trouverez forcément une utilité à ce type d’application.
Automatiser un workflow avec Power Automate
En tant que logiciel no-code, Power Automate vous fournit trois types de flux d’automatisation. Ce sont des sortes de scénarios prédéfinis dans lesquels vous pouvez glisser vos propres données, actions et déclencheurs afin d’obtenir le résultat souhaité.
Les flux simples
Les flux basiques sont les automatisations de base. Relativement simples à prendre en main et à paramétrer, elles servent à accomplir des tâches plutôt quotidiennes et routinières.
Le principe est très simple : un événement que vous avez configuré va automatiquement déclencher une réaction.
Par exemple : un client remplit un formulaire de contact sur votre site. Il sélectionne le service souhaité et saisit sa demande. Le système lui envoie automatiquement un e-mail de remerciement et distribue le message à un agent disponible dans le service concerné.
Ce type d’automatisation est facile à mettre en place. Grâce à l’ergonomie simple et intuitive de l’interface, vous pouvez les créer sans avoir besoin de connaissances techniques avancées.
Cependant, ces automatisations ont leurs limites : les logiques ne peuvent pas être trop complexes, et les flux de données, le volume d’exécution ainsi que le nombre de déclencheurs peuvent impacter le fonctionnement global.
Automatisation RPA ou automatisation de bureau
L’automatisation de données représente le stade supérieur de l’automatisation de flux. Pour faire simple, les flux restent les mêmes, mais intègrent une couche de complexité supplémentaire : la mise à jour de données externes.
Prenons l'exemple précédent : un client remplit un formulaire de contact sur votre site. Il sélectionne le service souhaité et saisit sa demande. Le système lui envoie automatiquement un e-mail de remerciement et transmet le message à un agent disponible dans le service concerné.
Avec l’automatisation de bureau : on peut également ajouter la mise à jour d’un fichier client et programmer un rappel à J+2 dans l’agenda de l’agent afin qu'il penser à traiter le message.
Ce type d’automatisation s’intègre très bien dans la majorité des workflows de communication inter-équipes. Il permet un suivi plus fiable et réduit sensiblement les erreurs et les oublis.
Néanmoins, qui dit complexité supplémentaire dans la solution dit aussi complexité accrue dans la mise en œuvre. Même avec une approche no-code, ce type d’automatisation demande une bonne connaissance du fonctionnement de la plateforme.
Les actions génératives
C’est le nouveau mode de fonctionnement, basé sur l’intelligence artificielle. Vous n’avez plus besoin de créer votre flow vous-même : il vous suffit de demander à l’IA de concevoir une automatisation particulière. Elle la crée pour vous.
Du moins, elle vous aide à construire certaines parties d’automatisations RPA ou de flux simples. Néanmoins, cette fonctionnalité est encore en cours de développement. Elle ne prend pas encore complètement en charge l’ensemble des connecteurs, et certaines fonctionnalités incluses dans l’utilisation des actions génératives peuvent entraîner des surcoûts. Il vaut donc mieux avoir des bases plutôt solides dans la manipulation du logiciel.
Les avantages et les inconvénients
En tant que logiciel développé par Microsoft et faisant partie de la suite Power Platform, Power Automate possède plusieurs avantages par rapport à ses concurrents dans la gamme des logiciels de création d’automatisations no-code, mais également quelques inconvénients.
Les avantages de Microsoft Power Automate
L’interopérabilité avec Microsoft
C’est le premier point mis en avant, et sans doute celui qui attire le plus de personnes vers Power Automate. Le fait que l’application soit issue de l’écosystème Microsoft lui confère une excellente compatibilité avec les autres outils de la marque.
Certes, les autres applications du marché permettent aussi une intégration via API avec les programmes Microsoft, en particulier ceux de la suite Office 365. Cependant, avec Power Platform, vous trouverez des widgets natifs permettant de paramétrer vos automatisations sur ces programmes sans réglages supplémentaires.
Cela représente un véritable avantage, notamment pour les utilisateurs les moins à l’aise avec les outils d’automatisation.
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Une très grande liste de connecteurs disponibles
C’est sans doute l’un des plus grands atouts de l’application : sa connectivité étendue avec la majorité des applications et logiciels les plus connus. De Salesforce à Dropbox, en passant par Twitter, Power Automate propose plus de 400 connecteurs disponibles sans nécessiter d’installation ou de configuration complexe préalable.
Une réactivité bienvenue entre ordinateur et mobile
L’application Power Automate est disponible sur iOS et Android. Ce qui vous permet d’accéder à vos flux, de les exécuter manuellement, de recevoir des notifications et de gérer vos déclencheurs ou alertes à tout moment, où que vous soyez. Un avantage non négligeable, particulièrement pour certains secteurs d’activité où la mobilité est essentielle.
Les inconvénients de Microsoft Power Automate
Une complexité croissante
C’est le lot de la plupart des plateformes no-code. Qu’il s’agisse du développement de solutions automatisées, de sites web ou d’applications, la simplicité apparente n’est pas toujours un avantage.
Au-delà des systèmes simples, on se retrouve rapidement confronté à une nouvelle forme de complexité : de nombreux réglages, une multitude de types de widgets et de paramètres à prendre en compte viennent pallier l’absence de code mais rendent la prise en main plus délicate. À l’inverse, on peut aussi se heurter à la rigidité du système, un système trop simple ne permet plus assez d'options pour proposer une réelle adaptabilité.
Avec Microsoft Power Automate, on se retrouve souvent face à ces deux limites : les applications les plus basiques sont simples à mettre en œuvre au prix d'une certaine rigidité. Dès que l’on cherche à créer une fonction un peu plus poussée, on se retrouve face à une complexité démesurée pour une tâche qui, finalement, ne serait pas si difficile à coder manuellement.
Des coûts cachés
C’est l’un des autres problèmes récurrents de nombreuses plateformes qui promettent à chacun de pouvoir se passer des professionnels dont c’est le métier, pour une somme toute à fait modique.
En effet, le premier abonnement est à seulement 15 € par mois. Mais ce n’est pas pour autant un véritable ticket d’entrée. On se rend vite compte qu’on a payé pour une application « freemium » déguisée.
Au tarif de base, la plupart des fonctionnalités, widgets et connecteurs dont vous aurez réellement besoin entraîneront un surcoût. De plus, les automatisations sont soumises à des quotas : si vous dépassez certaines limites d’utilisation, les exécutions supplémentaires seront facturées en plus.
Une fiabilité pas toujours au rendez-vous
Des mises à jour aussi longues que régulières, qui entraînent souvent plus de bugs que de correctifs. Si vous êtes utilisateurs de Microsoft, de leurs PC et de leurs applications, vous savez sûrement de quoi nous parlons.
Faisant partie de l’écosystème Microsoft et travaillant en particulier avec les applications de cette gamme, Power Automate rencontre ce même genre de problèmes qui rendent l’outil finalement peu fiable.
Power Automate : le verdict
L’application de configuration de flux no-code de Microsoft se positionne comme l’une des solutions à recommander aux débutants. Abordable, tant sur le plan financier que technique, elle permet de réaliser des automatisations très simples, rapidement et à moindre coût.
Néanmoins, à notre avis, l’application offre finalement assez peu de possibilités d’évolution pour ceux qui maîtrisent déjà un peu leur sujet et souhaitent créer des systèmes plus poussés.
Au-delà des automatisations basiques, vous risquez d’être rapidement confronté à une complexité croissante, aussi bien dans l’usage que dans les coûts de la plateforme.
En définitive, Power Automate peut convenir à quelqu’un qui désire s’amuser et créer quelques automatisations personnelles. Mais pour une utilisation professionnelle et avancée, nous conseillons plutôt de se tourner vers d’autres plateformes du même type, sous peine d’y perdre autant de temps que d’argent.
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