Vous cherchez un outil léger et flexible, capable d’organiser vos données, d’automatiser vos tâches et de fluidifier le travail de vos équipes ?
L’application en ligne Airtable est sûrement un bon choix. Mêlant tableur, base de données et intelligence artificielle, elle a déjà séduit de nombreux utilisateurs, mais est-elle réellement la plus adaptée pour vous ?
Avant de décider de l’adopter ou non, découvrez ce qu’elle peut vraiment faire, ainsi que ses avantages et ses limites.
Airtable, qu’est-ce que c’est ?
À la base, Airtable est une plateforme de gestion de données en ligne. Elle combine les fonctionnalités d’un tableur classique comme Excel ou Google Sheets et celles d’une base de données relationnelle comme MySQL ou Access, le tout avec une interface simple, visuelle et collaborative.
Mais avec l’arrivée de l’IA et la possibilité de nouveaux outils, Airtable a mué pour devenir une plateforme complète de création d’applications professionnelles sans code (no-code).
En conservant son interface visuelle et conviviale, elle permet désormais de construire des dashboards, des automatisations, des agents IA et des portails, afin de suivre et faire avancer ses projets plus efficacement.
Comment fonctionne Airtable ?
Airtable est une plateforme unique qui vous permet de stocker, d'organiser et de relier vos données sous toutes leurs formes au sein d’une vaste base de données.
Chaque base de données est simplement appelée base. Cette dernière contient des tables, qui se présentent comme les feuilles d’un tableur classique, avec des lignes, appelées enregistrements et des colonnes, appelées champs.
Une fois remplies, les tables peuvent être liées entre elles afin de créer des vues personnalisées, des automatisations, des applications interactives, ou encore des portails collaboratifs.
Pourquoi utilise-t-on Airtable ?
Airtable propose plusieurs templates vous permettant de planifier, de suivre et d'organiser chaque étape de vos projets, depuis la création, le partage et l’avancement des tâches jusqu’à leur réalisation finale.
Son mode de fonctionnement simple permet de réaliser à peu près tous les types de projets.
Il sert notamment à :
La gestion de projets et la coordination d’équipes
L’application permet de planifier, de partager et de suivre les tâches, les échéances et l’avancement de vos projets sous forme de tableaux, de calendriers, de kanbans.
Pour vous aider à débuter vos projets, vous trouverez de nombreux templates préconstruits, personnalisables et automatisables.
La planification de contenu (éditorial, réseaux sociaux)
Comme tout projet, la création de contenu peut être planifiée et suivie. L’application permet d’organiser le calendrier, de gérer les statuts des publications, de centraliser les visuels et d’assurer le suivi de chaque étape du processus éditorial.
Le suivi des clients ou des ventes (CRM)
Grâce à sa grande flexibilité, Airtable peut être utilisé comme un CRM classique. Il permet de créer des fichiers clients, de gérer les attributions, de suivre votre parcours de ventes, de repérer les opportunités commerciales…
La gestion d’événements ou de stocks
La structuration des données permet de suivre aisément les inscriptions, la logistique des produits, les événements, les équipes, les achats, les ventes et les réassorts, tout en centralisant les échanges interservices.
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Quelles sont les automatisations possibles avec Airtable ?
La gestion de projets : gagner du temps dans le suivi et la communication
Plusieurs automatisations sont possibles pour vous permettre de gagner du temps dans la gestion de vos projets en vous débarrassant des tâches manuelles :
- L’envoi automatique d’e-mails, de notifications ou de tickets directement depuis la plateforme lors de l’évolution du statut d’une tâche (accomplissement d’une phase, retard, report…).
- La création automatique de tâches internes prédéfinies lorsqu’un projet entre dans une nouvelle phase.
- La mise à jour automatique des délais ou des attributions en fonction de la progression ou de la dépendance à une autre tâche.
- L’archivage automatique des tâches terminées après un délai prédéterminé.
Planification de contenu : automatiser la publication et le suivi
La gestion de contenu automatisée permet un suivi plus simple et plus fluide, sans perte de temps en allers-retours et sans oublis. Elle peut notamment :
- Envoyer un rappel à un rédacteur et/ou à son N+1 lorsqu’un article ou un post approche de la date limite de publication.
- Déplacer automatiquement un contenu vers les catégories publié, en attente de relecture, relu, en création visuelle, etc., lors de la validation de la tâche ou de sa mise à jour, et notifier l’agent concerné par les étapes suivantes.
- Créer automatiquement une nouvelle liste de tâches et/ou un dossier dans un espace lié (Google Drive, Dropbox) dès qu’un nouveau sujet est ajouté.
- Publier ou programmer automatiquement des posts sur les réseaux via Zapier/Make lors de la validation finale du projet (ex. : LinkedIn, X, Instagram).
Suivi de clients ou de ventes : automatiser le parcours client et la communication
Les CRM font partie des éléments les plus importants pour de nombreux types d’entreprises, qu’elles soient en B2B ou en B2C. Airtable peut vous permettre de gagner un temps considérable dans la gestion de vos clients et dans l’organisation de vos forces de vente, notamment en :
• Créant automatiquement une nouvelle fiche client et en remplissant les champs préconfigurés lorsqu’un formulaire de contact est complété ou lorsqu’une offre a été souscrite.
• Envoyant un e-mail personnalisé, une proposition automatique ou un document adapté en fonction du statut du prospect.
• Déplaçant les fiches clients dans les différentes étapes du pipeline de vente par rapport aux opportunités et des actions prédéfinies.
• Assignant un prospect à une équipe commerciale selon des critères déterminés, ou en envoyant des rappels automatiques aux vendeurs pour une relance ou pour suivre l’avancement d’un dossier client.
• Permettant de suivre le chiffre d’affaires, les ventes et les coûts globaux automatiquement et visuellement grâce à un dashboard personnalisé.
La gestion d’événements ou de stocks : simplifier la logistique et les mises à jour en temps réel
La gestion et la mise en place d’événements, ainsi que la gestion des stocks d’une entreprise de vente ou d’un atelier, peuvent générer des problèmes logistiques largement évitables grâce à une communication et un suivi automatisés. Airtable peut vous permettre de :
• Ajouter automatiquement les nouveaux participants à une liste d’invités, gérer les confirmations, les paiements, les listes d’attente, ainsi que l’envoi des badges et des tickets d’entrée…
• Mettre à jour les stocks et les besoins de réassort en fonction de la vente d’un produit, d’une réservation ou de prévisions, et envoyer des alertes lorsqu’un stock ou les dépenses générales atteignent un seuil prédéfini.
• Créer un rapport de suivi global en temps réel via un tableau de bord visuel (entrées, stocks, gains, pertes).
• Mettre à jour automatiquement le planning des équipes en fonction des disponibilités, de l’affluence, du nombre de ventes ou des prévisions.
Les avantages d’Airtable
Si Airtable est de plus en plus populaire, c’est que l’application présente de nombreux avantages :
• Une interface flexible, claire et esthétique, facile à prendre en main grâce à ses templates prédéfinis et à ses nombreuses options de personnalisation. Chaque utilisateur peut construire son propre outil selon ses besoins.
• Les automatisations no-code, assistées ou non par l’IA, permettent d’améliorer simplement vos workflows et de fluidifier la gestion de vos données entre plusieurs services ou plusieurs collaborateurs, y compris avec des intervenants extérieurs.
• Une intégration facile et une grande flexibilité d’implémentation : ses nombreux templates et ses outils variés (dashboards, tableurs, organigrammes, calendriers, etc.) permettent de présenter vos données de façon claire. Sa compatibilité avec d’autres outils (Make, Zapier, etc.) lui permet de s’intégrer parfaitement dans votre espace de travail.
Les limites d’Airtable
Airtable reste un outil très puissant, mais il a aussi ses limites :
• Il demande un temps de configuration initial assez long, davantage que des outils plus cadrés comme Asana. Chaque champ et chaque aspect étant personnalisables, les automatisations nécessitent un grand nombre de paramètres prédéfinis pour fonctionner correctement.
• Certains portails, dashboards ou automatisations avancées peuvent être difficiles à maîtriser. Un niveau élevé de personnalisation implique toujours une certaine complexité, malgré l’aspect no-code de la plateforme.
• Sa version gratuite est limitée en automatisations et en volume de données. De plus, certains avis évoquent une facturation peu claire et des difficultés à quitter la plateforme.
• Airtable n’est pas toujours adapté aux très grandes structures ayant besoin de sécurité renforcée ou de gouvernance avancée. La plateforme a déjà été victime d’intrusions malveillantes, ce qui peut poser des problèmes en matière de gestion interne des données et compromettre la conformité au RGPD.
En résumé, notre avis sur Airtable
En résumé, Airtable n’est plus un simple tableur, mais une plateforme no-code complète qui permet à chacun de créer des applications métiers sur mesure.
Flexible et personnalisable, sa configuration pensée à la croisée d’un tableur et d’une base de données relationnelle en fait un excellent outil pour la gestion de données.
C’est un outil à la fois accessible et puissant, capable de s’adapter à presque tous les usages : du freelance qui gère son planning à l’entreprise qui s’en sert comme CRM ou comme ERP léger. Ses automatisations permettent d’en faire un outil de gestion intelligent des flux, capable d’exécuter des tâches répétitives, de connecter différents outils et d’assurer un suivi en temps réel entre équipes.
Néanmoins, la plateforme a ses limites. Elle ne correspond pas à toutes les tailles d’entreprise ni à tous les budgets, et sa configuration peut être aussi complexe que chronophage. L’utilisation d’Airtable peut être une bonne option pour des entreprises de petite à moyenne taille, disposant en interne de talents à l’aise avec la planification et les outils no-code. En revanche, il ne s’agit pas forcément du meilleur outil pour des organisations aux ressources importantes, avec de forts besoins en sécurité, en gouvernance ou en spécialisation.
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