Quand on parle d’augmenter la productivité en entreprise, les termes automatisation, RPA et IPA ou encore automatisation agentique reviennent de plus en plus souvent. Pourtant, beaucoup peinent encore à comprendre de quoi il s’agit réellement et à quoi correspondent concrètement chacun de ces termes. De ce fait, pour les entreprises, qu’elles soient PME, TPE ou e-commerce, il n’est pas toujours évident d’identifier une solution d’automatisation concrètement adaptée à ses besoins.
Si vous êtes dans ce cas, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons aborder et expliquer les différentes solutions d’automatisation qui s’offrent à vous. Nous verrons quels critères sont à prendre en compte pour trouver le type d’automatisation idéal et comment la mettre en place dans votre entreprise.
Automatisation, RPA, IPA et automatisation agentique : les différents types d’automatisations
L’automatisation simple, le RPA, l’IPA et l’automatisation agentique forment quatre stades de complexité de l’automatisation des tâches.
Automatisation simple
L’automatisation simple est la plus accessible et la plus répandue. Elle consiste à exécuter automatiquement des tâches répétitives, prévisibles et définies à l’avance, sans intervention humaine.
On l’utilise, par exemple, pour :
- L’envoi d'e-mails automatiques de confirmation après une inscription ou un achat ;
- Le transfert de données depuis un PDF vers un fichier Excel ou Google Sheets ;
- La création automatique de tâches dans un CRM, dans le cadre d’un workflow automatisé.
De plus, elle repose généralement sur des outils no-code ou low-code comme Zapier, Make ou Power Automate et fonctionne selon des règles simples : une action définie qui entraîne une réaction prédéterminée.
Les RPA l'automatisation des processus robotisés
Apparues dans les années 2015, les solutions RPA (pour Robotic Process Automation) sont une forme avancée d’automatisation logicielle. Schématiquement, il s’agit d’assembler plusieurs solutions d’automatisation simples, dont des règles, afin de réaliser des scénarios complexes de manière autonome. De plus, elles sont capables de gérer des processus entiers comme :
- La recherche et l’extraction automatique d’informations sur des sites web ;
- La lecture et l’analyse des données clients dans un outil de gestion ;
- L’extraction et la saisie de données dans un ERP ou un logiciel comptable.
Contrairement à l’automatisation simple, qui fonctionne surtout via des intégrations API, le RPA interagit avec les interfaces utilisateurs des logiciels, comme le ferait un collaborateur. Il est capable de cliquer, de chercher des informations, de faire des copier-coller, etc.
Les IPA : l’automatisation intelligente des processus
Les IPA (pour Intelligent Process Automation) sont des solutions relativement nouvelles et en pleine expansion. Il s’agit de solutions de RPA qui utilisent l’intelligence artificielle.
Ce type de solution peut non seulement prendre des décisions par elle-même, mais elle apprend aussi en le faisant.
L’IPA, ou automatisation intelligente, s’auto-adapte et améliore ses règles et ses processus. Utilisant des technologies comme la reconnaissance optique de caractère, le traitement du langage naturel et l’aide visuelle par ordinateur, elle est utilisée pour accomplir des tâches comme :
- L’analyse et le classement de documents non structurés (factures, contrats, e-mails) ;
- Les traitements automatiques de demandes clients formulées en langage naturel ;
- La priorisation intelligente de leads ou de dossiers selon leur potentiel ;
Les solutions d’automatisation IPA sont capables de gérer des workflows complexes d’un bout à l’autre, sans intervention humaine.
Automatisation agentique : l'avenir de l’automatisation
L’automatisation agentique représente l’étape finale de l’automatisation. Elle ne repose plus uniquement sur un assemblage d’automatisations simples, mais sur un ensemble d’agents IA autonomes, aptes à collaborer pour réaliser une tâche complexe.
Coordonné en équipe, chaque agent IA se concentre sur une tâche donnée, sous la supervision d’un agent chargé d’orchestrer la synergie de l’équipe.
L’automatisation agentique peut réaliser des missions complexes sans intervention humaine, comme :
- La création d’une campagne publicitaire en ligne (benchmark, rédaction, ciblage, lancement) ;
- La mise en place d’une stratégie SEO automatisée de A à Z ;
- L’analyse continue du marché concurrentiel et l’ajustement automatique d’une stratégie produit.
Encore émergente, mais prometteuse, l’automatisation agentique utilise toutes les capacités et les outils à la disposition des intelligences artificielles, de manière spécialisée.
Quel type d’automatisation choisir pour votre entreprise ?
La délimitation entre automatisation simple, RPA et IPA n’est pas toujours nette. Les trois solutions faisant partie du même processus d’automatisation, il est relativement simple de passer de l’une à l’autre pour s’adapter au mieux aux besoins réels de votre entreprise.
Néanmoins, la large gamme de solutions d’automatisation capables de répondre à une seule et même tâche implique de sélectionner d’emblée les bons outils et les bonnes approches en se basant sur plusieurs critères.
La répétitivité et le volume de données
Plus la fréquence de répétition d’une même tâche ou bien le nombre de données à traiter seront élevés, plus l’automatisation devra être complexe.
Les processus prenant en charge un fort volume de documents auront, la plupart du temps, besoin de RPA ou d’IPA afin de garantir un taux d’erreur minimal.
La complexité du processus à réaliser
Logiquement, plus un processus sera complexe à réaliser, plus il y aura de règles à respecter, et plus la solution mise en place devra être sophistiquée.
Une solution devant prendre en compte des règles métier, des conditions et prendre des décisions dépendantes de certains facteurs précis nécessite obligatoirement la mise en place d’une RPA complexe ou d’une IPA.
Le type de données
Il est nécessaire de discerner le type de structure des documents à traiter. Les données non structurées (tirées d’images) et les données structurées (tirées de documents numériques) ne nécessitent pas la même puissance de calcul.
Une solution impliquant la lecture de documents variés et de données non structurées nécessite l’utilisation d’une intelligence artificielle au sein d’une solution intelligente.
La prise de décision ou l’interaction avec l’humain
Une RPA peut être utilisée pour prendre certaines décisions sous forme de règles ou tenir certaines conversations en se basant sur l’utilisation de mots-clés prédéfinis. Son mode de fonctionnement peut être décrit par un diagramme de flux très complexe et détaillé.
Mais selon le niveau de précision et de complexité requis, l’utilisation d’une intelligence artificielle, ou d’une équipe d’intelligences artificielles, devient vite essentielle.
Comment mettre en place l’automatisation de ses workflows ?
Lorsqu’on veut réaliser l’automatisation de ses processus internes, la première étape est de définir ses besoins réels. Pour cela, il est nécessaire de réaliser un audit de vos processus. On décompose chaque workflow de votre activité afin de repérer les tâches les plus répétitives et chronophages.
Ensuite, on met en place des solutions automatiques qui peuvent les prendre en charge, l’objectif étant de repérer les quick wins : les automatisations les plus simples à mettre en œuvre et qui présentent le meilleur retour sur investissement.
Retrouvez tous nos articles de blog sur le sujet.
Étude de cas concret d’automatisation e-commerce
Automatisation du suivi des factures fournisseurs
L’un de nos clients, e-commerçant, nous a délégué le soin d’automatiser le suivi comptable des factures de ses fournisseurs.
Chaque mois, notre client devait récupérer les factures de ses achats et les reporter dans un tableau Excel contenant : le nom du fournisseur, son numéro de TVA, l’indicatif de son pays, la date de facturation, le numéro de la facture, le montant total, le taux de TVA applicable (notamment 0 % intra-UE), et le montant total après application du taux.
Certaines de ces factures étant libellées dans des devises étrangères, il devait également convertir les montants en euros, en fonction du cours du jour.
Il avait mis en place quelques automatisations sommaires. Mais si cette automatisation lui faisait gagner un peu de temps, elle n’évitait pas les erreurs de saisie.
Notre solution d’automatisation
Nous avons mis en place une solution IPA sur mesure pour que cette tâche soit entièrement prise en charge.
Aujourd’hui, le client n’a plus qu’à collecter ses factures et les placer dans un dossier Google Drive connecté à notre solution. Le reste est réalisé automatiquement en plusieurs étapes :
- Une intelligence artificielle utilise la reconnaissance des caractères (OCR) pour lire les fichiers (PDF, images) et en extraire les données clés ;
- Un système automatique récupère ces données et remplit les champs du tableur Excel ;
- Un crawler connecté aux taux de change officiels détecte les devises non-euro et applique automatiquement le bon taux à la date de facturation.
Résultat : + 10 heures gagnées chaque mois.
Cette solution performante et sur-mesure permet à notre client d’économiser presque 10 h chaque mois. Ce qui permet à la solution d’être rentabilisée en moins de sept mois, tout en apportant un gain de fiabilité et de sérénité non négligeable dans la gestion comptable.
Et vous, de quelle automatisation avez-vous besoin ?
Traitement de données, gestion du SAV et du service client, vérification des factures ou des commandes… Vous avez identifié une tâche particulièrement répétitive, engendrant un fort taux d’erreur, et vous aimeriez y remédier ? Rien de plus simple : il suffit de nous contacter.
Nous réalisons l’audit de vos workflows gratuitement et, pour vous prouver la puissance de nos solutions, nous vous offrons gratuitement la première automatisation !
N’attendez pas plus longtemps : nous créons des solutions automatiques sur mesure pour vous débarrasser des tâches les plus rébarbatives, tout en améliorant la rentabilité et l’efficacité de votre entreprise.
